ATA Nº 1/CPA/UFFS/2021

ATA DA 1ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2021

 Aos vinte e três dias do mês de fevereiro de dois mil e vinte e um, às nove horas, foi realizado a Reunião Ordinária da Comissão Própria de Avaliação, por videoconferência via webex, coordenada por Ana Maria Olivo. Participaram da sessão os seguintes membros da CPA: representantes da Reitoria: Cecília Inês Duz de Andrade (PI), Jasiel Silvânio Machado Gonçalves (PROPLAN), Ricardo Klein (SETI) e Ronaldo Breda (SETI); representantes do Campus Cerro Largo: Reneo Prediger (docente) e Adenise Clerici (técnica-administrativa) Nessana Dartora (docente); representantes do Campus Erechim: José Martins dos Santos (docente) e Almir Paulo dos Santos (docente); representantes do Campus Passo Fundo: Renata Rabelo (docente) e Marina Miri Braz Beccari (técnica-administrativa); representantes do Campus Realeza: Antonio Marcos Myskiw (docente); Campus Chapecó: Eduardo José Pedroso Pritsch (discente). Iniciando os trabalhos, a coordenadora agradeceu a presença de todos e passou para os assuntos da pauta: 1. Aprovação da ata da reunião anterior. Aprovada por unanimidade. 2. Informes: 2.1 Ofício 1/CPA/UFFS/2020, enviado ao GR sobre a possibilidade de termos uma estrutura para autoavaliação na UFFS. Sobre essa demanda, a resposta que recebemos é que a gestão está ciente de que quanto mais a autoavaliação se integrar aos sistemas de planejamento e execução da UFFS, maior será o ganho institucional com a melhoria contínua dos fluxos, processos, resultados e eficácia do ensino, em consequência do melhor uso dos recursos econômicos, humanos e de infraestrutura. Em relação à solicitação, a gestão pretende avaliar, com calma e se coloca à disposição para participar nas reuniões e salientou que existe uma estrutura institucional de suporte à CPA, lotada na Proplan (DAES - Divisão de Avaliação e Estatística) e que tais atribuições guardam relação com as atribuições sugeridas no Ofício 1/CPA/UFFS/2020 e que a criação de uma estrutura maior, e alocação de cargo de direção, poderia comprometer a autonomia da CPA (no entanto, destaca-se que a Coordenadora Geral da CPA é a única servidora lotada nessa divisão e que está cedida para a CPA. O Reitor também se colocou à disposição para a continuidade deste diálogo e para contribuir no aperfeiçoamento dos fluxos que envolvem a autoavaliação. Em relação às dúvidas sobre os textos no Regimento Interno da CPA, ficou que definido que mais adiante isso deverá ser revisto, uma vez que alguns artigos não estão claros e que geram dúvidas a respeito da autonomia da CPA. A coordenadora destacou que os membros que tiverem contribuições e sugestões a fazer no regimento, que fiquem à vontade para contribuírem. Algumas alterações são necessárias, tais como:  incluir a participação de membros suplentes e de membros representantes da pós-graduação, além de deixar claro a questão da indicação da coordenação geral e dos demais membros, de forma que não firam a autonomia da CPA. A coordenadora destacou que o foco da CPA no ano passado foi mais em relação às devolutivas e na maior visibilidade da CPA. Este ano a CPA precisa voltar mais à essas questões estruturais e construção dos instrumentos e planejamentos de autoavaliação. Cecilia repassou informações técnicas sobre o Enade. Salientou que é na fase de preenchimento do questionário do estudante é que eles precisam ser orientados/ sensibilizados e isso costuma ocorrer nos meses de setembro, outubro e novembro porque a prova normalmente é realizada no final de novembro. No edital do Enade é que constarão todas as informações do que será avaliado e, com base nesse documento, será realizado o trabalho de sensibilização. 2.2 Sobre a conversa com o Pró-reitor de Graduação sobre a sensibilização dos alunos para o Enade. A coordenadora entrou em contato com o professor Jeferson e ele ficou de conversar com a equipe para definir as estratégias que serão utilizadas e que serão compartilhadas com a CPA. 2.3 Sobre a capacitação do Survey Monkey (SM). A coordenadora entrou em contato com a empresa e até a data da reunião não havia recebido resposta. Posterior a isso, a empresa enviou alguns links de tutoriais para acessarmos, mas a empresa informou que não disponibiliza capacitação sobre a sistema. O Ronaldo verificou com servidores da SETI e não encontrou ninguém que tivesse expertise para replicar a capacitação. Depois da reunião, o Ronaldo conversou com o professor Ernesto, que se comprometeu a dar uma capacitação aos membros da CPA sobre Survey Monkey. Cecilia passou informações sobre a Lei Geral de Proteção de Dados, sobre a qual estamos em fase inicial de implantação na instituição e que alguns sistemas não possuem a proteção exigida pela lei, (ex. SM e formulários Google). Destacou que se vamos continuar com esses sistemas precisamos verificar essas questões de segurança, uma vez que todos os sistemas que possuem dados precisarão passar por uma comissão para serem avaliados em relação à proteção de dados. Ronaldo complementou informações sobre a LGPD e sobre o SM salientou que temos uma única licença e que se for consenso de todos, os dados de acesso poderão ser compartilhados entre os membros, desde que haja consenso. Outra questão, é que sejam respeitadas as questões de sigilo de dados e que não haja acessos simultâneos, pois temos uma única licença. Adenise ressaltou que a licença permite o acesso simultâneo de dois computadores apenas. Então ela sugere que seja realizado um cronograma de utilização. A coordenadora ficou de repassar os dados de acesso para os coordenadores da CPA. Reneo solicitou que os membros tivessem senhas e acesso ao SM, destacou que não adianta tutorial se não tivermos acesso às ferramentas para experimentar. Sugeriu que fizéssemos uma solicitação de ampliar o número de licenças, pelo menos uma por campus (os membros sugeriram que fosse encaminhada essa solicitação ao Reitor). Jasiel sugeriu que o sistema fosse utilizado até o prazo de renovar a licença e ver se ela nos atende para depois pensar na ampliação. 3. Composição CPA e envio dos nomes para a nova Portaria – A coordenadora destacou que precisamos com urgência recompor a CPA de acordo com a nova portaria. Professor José Martins destacou que no Campus Erechim esse é um desafio desde que ele assumiu a coordenação. Ele vai encaminhar nova solicitação a fim de que o Diretor indique esses membros. Colocou sobre a importância de termos representantes membros da pós-graduação. Salientou que o membro externo precisa do aval do Conselho do Campus. Ele também está articulando com a Direção para que a recomposição seja formada o quanto antes. No Campus Realeza, o professor Antonio está sozinho na representação da CPA. Foram enviados e-mails para todos os docentes, TAEs e discentes do campus para que se manifestassem a respeito da participação na CPA. Ele participou das reuniões de colegiados dos cursos, onde pediu para que eles indicassem alguns nomes, inclusive da pós-graduação e acredita que até março estarão todos indicados. Adenise, entrou em contato com a direção para que verificasse com o Conselho do Campus para que eles indicassem os membros e destacou que eles quase não conseguem retorno dos alunos. A Professora Renata destacou que no Campus Passo Fundo eles estão prevendo uma reunião da CPA do campus para verificar a recomposição. 4. Aprovação do cronograma de reuniões do ano 2021 – aprovado por unanimidade. 5. Elaboração do Relatório 2021 – Foram solicitadas informações aos diversos setores da UFFS para comporem o relatório. Cada coordenador informou sobre como está o andamento dos relatórios nos campi. A coordenadora salientou que não temos uma estrutura básica para o relatório dos campi, embora o documento geral já esteja estruturado com os eixos e dimensões do Sinaes. Destacou que cada campus pode colocar as informações que julgarem necessário e que pode ser conforme o modelo do ano passado. Ressaltou a importância de incluirmos, além das pesquisas de autoavaliações, as principais ações do campus em função da pandemia, sobre as reuniões com as coordenações, colegiados, resultados das devolutivas etc. Na parte da Reitoria, estão sendo colocadas as autoavaliações das Pró-reitorias, de que forma eles possam relatar as dificuldades, os desafios e onde eles precisam avançar. A coordenadora destacou que o relatório de autoavaliação é de responsabilidade do campus e não só da CPA, então as equipes podem pedir ajuda para mais pessoas no campus. 6. Pré-organização do Seminário Geral de Autoavaliação da UFFS. Será o primeiro grande evento geral sobre autoavaliação institucional. Serão apresentadas as devolutivas das autoavaliações apresentadas no Relatório 2020. Também a ideia é trazermos experiências de outras instituições e debatermos sobre os destinos da autoavaliação da UFFS e sairmos do evento com um planejamento da autoavaliação institucional para os próximos dois ou três anos. A sugestão é esse evento seja realizado no mês de maio ou junho, mas que seja no primeiro semestre. Jasiel destacou que esse evento abre espaço para que a CPA seja mais propositiva no estabelecimento de padrões e direcionamento da autovaliação para uso do SIG e que podemos a partir do evento verificar como podemos subir o módulo de autoavaliação no SIPAC. O planejamento e organização do evento deverão ser realizados a do mês de abril.  7. Definição de criação de um grupo de trabalho para elaboração dos instrumentos base. Ficou definido que antes do evento já deveremos ter um instrumento base para apresentar (uma espinha dorsal). Durante o evento deverão ser coletadas sugestões para a melhoria dos instrumentos base e após ajustarmos os instrumentos, no segundo semestre aplicar as pesquisas. Para isso faremos reuniões periódicas especificas para elaborarmos um instrumento base. Nesse grupo de trabalho teremos inicialmente a participação da coordenadora geral, do Jasiel, Professor José Martins, Professor Reneo, Cecilia e demais membros interessados. Terminados os assuntos constantes na pauta do dia, a coordenadora agradeceu a presença de todos e encerrou a reunião.