ATA Nº 1/CPAD/UFFS/2018

Ata da quarta reunião da CPAD

ATA DA 1ª reunião DE 2018 Da comissão permanente de avaliação de documentos - cpad

 

 

Aos vinte dias do mês de março do ano de dois mil e dezoito, as catorze horas e cinco minutos, na Sala 016 do Subsolo do Prédio da Biblioteca no Campus Chapecó da UFFS, em Chapecó-SC, reuniram-se os membros permanentes e variáveis da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) para a primeira reunião de 2018, com o intuito de apresentar as listagens de eliminação de documentos enviadas pelas unidades acadêmicas e administrativas à CPAD no período de 2016 a 2017 e tratar sobre assuntos relacionados à destinação de documentos na UFFS nesse período. A reunião foi dirigida pelo presidente da CPAD, Eliseu dos Santos Lima, e secretariada por mim, Tatiana Gritti. Fizeram-se presentes à reunião os seguintes membros: Cinara Reis Flores (arquivista), Délcio Marquetti (Historiador), Thaís Giovana Merlo (Representante Jurídico) e Murilo Billig Schäfer (Representando o Departamento de Gestão Documental). Iniciada a sessão, o presidente passou, de imediato, ao expediente. 1.1 Apreciação das Listagens de Eliminação de Documentos das unidades: Biblioteca do Campus Chapecó (2011-2012), Comissão Permanente de Concursos (2013-2014), Divisão de Gerenciamento de Diplomas (2011-2014), Departamento de Gestão Patrimonial (2011-2013), Divisão de Operações de TI (2012-2014), Divisão de Projetos de Extensão (2011-2015), Departamento de Transportes e Logística (2010-2013), Gabinete do Reitor (2009-2014), Secretaria Acadêmica de Pós-Graduação do Campus Chapecó (2010-2016), Secretaria Acadêmica de Graduação do Campus Chapecó (2010-2015), Serviço de Emissão de Passagens Aéreas (2011-2012), Serviço de Expedição e Protocolo do Campus Chapecó (2011-2014), Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (2010-2015), Superintendência Administrativa (2010-2013) e Superintendência de Gestão Patrimonial (2010-2012). O presidente esclareceu os novos membros sobre o processo de avaliação e que as listagens de eliminação são elaboradas pelos seus setores e levam em consideração a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS. Sugeriu, antecipando a discussão do item 2.3 proposto na pauta, que em próximas destinações de documentos, sejam preservados aqueles que compõem a Classe 020.31 Relações com os Conselhos Profissionais, recebidos pelo Gabinete do Reitor, os quais registram a história das manifestações classistas para o cumprimento da legislação na UFFS. Foi explicado que mesmo essa Classe tendo como destinação a eliminação, a CPAD pode decidir pela sua guarda permanente. A Comissão decidiu pela não eliminação da documentação registrada na classe 020.31 produzida ou recebida pelas unidades da UFFS, optando pela guarda permanente em próximas avaliações. Das listagens apresentadas 14 foram aprovadas sem ressalvas, uma vez que ficou comprovado que os prazos de guarda da documentação submetida à eliminação, que compreende o período de 2009 a 2016, encontram-se prescritos de acordo com a Resolução nº 008/CONSUNI/UFFS/2011, que aprovou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS. A listagem referente ao Gabinete do Reitor (2009-2014) foi aprovada com ressalva, sendo que será revisada para a retirada da classe 020.31 Relações com os Conselhos Profissionais, que relacionava documentos do período de 2010 a 2013, os quais serão recolhidos para guarda no Arquivo Permanente da Reitoria e Campus Chapecó. O presidente informou que as Listagens de Eliminação de Documentos, que possibilitarão a eliminação de 105 caixas-arquivo (cerca de 20 metros lineares de documentos), serão enviadas através de Ofício em duas vias com a cópia desta Ata ao Arquivo Nacional para aprovação e autorização da eliminação. 1.2 O presidente informou sobre a necessidade de eliminação dos documentos de resultados do exame TOEFL, que não possuem descritor no Código de Classificação de Documentos da UFFS para que seja preenchida a listagem de eliminação, e que a orientação do Arquivo Nacional seria a elaboração de uma Nota Técnica ou Parecer pela CPAD para ser anexo a Listagem para aprovação pelo Arquivo Nacional em próxima eliminação de documentos da UFFS. O presidente apresentou uma minuta de Parecer aos membros, que aprovado será anexado à Listagem de Eliminação da AAI a ser apreciada em próxima reunião da Comissão. Encerrado o Expediente, passou-se aos Comunicados, constantes na pauta da reunião. 2 Comunicados. 2.1 O presidente relatou sobre a necessidade de eliminação dos documentos do concurso para docentes de 2009, já prescrito, mas que possui ação judicial envolvida, e que por sugestão da Chefe do Departamento de Provimento, Acompanhamento e Movimentação – DPAM não foram incluídos nessa eliminação. 2.2 O presidente informou sobre a possibilidade opcional de guarda de exemplares das provas dos candidatos de concursos para docentes, através da seleção por amostragem, segundo critérios da CPAD. A comissão decidiu que esse tema será retomado na próxima reunião, convidando um membro da Comissão Permanente de Concursos para discutir sobre a eliminação dos documentos do concurso para docentes de 2009 e a opção de guarda de exemplares das provas. 2.4 O presidente trouxe ao conhecimento da CPAD o andamento do PL 7.920/2017 (antigo PLS 146/2007), que propõe a eliminação de documentos originais em fase corrente e intermediária após a digitalização, o que coloca em risco a autenticidade dos documentos públicos e a possibilidade de perícia (conferência do representante digital com o documento original). O presidente solicitou ao Chefe do DGDOC que explicasse as implicações do PL 7.920/2017 nos procedimentos legais de destinação de documentos públicos e destacou que mais informações sobre o PL estão disponíveis no site do movimento ‘Queima de Arquivo Não’, link <https://queimadearquivonao.webnode.com/>. O presidente sugeriu a elaboração de um Parecer ou Nota como forma de demonstrar a preocupação da instituição em relação a aprovação deste PL, sugestão essa aceita pela comissão e declarada importante. 2.5 O presidente informou sobre o Memorando 8/CPAD/UFFS/2017 encaminhado ao DGDOC e à SETI, que solicitou suporte de pessoal para atuar no Serviço de Arquivo Intermediário do Departamento de Gestão Documental e auxiliar nas atividades de eliminação de documentos arquivísticos da UFFS. Foi explicado que o documento foi encaminhado do DGDOC à SETI, a qual respondeu não possuir códigos de vaga para atender à solicitação naquele momento. No entanto, a SETI informou que periodicamente faz avaliações com o intuito de organizar os setores para o atendimento das demandas, consoante às possibilidades de remoções e novas vagas. O presidente explicou que posteriormente ao envio desse documento, ocorreu a remoção de uma arquivista do DGDOC para a PROGESP, e que a necessidade de pessoal para atuar no Serviço de Arquivo Intermediário continua. Foi sugerido Pelo presidente o envio de um Memorando da CPAD com a cópia dessa Ata e a cópia do Memorando 8/CPAD/UFFS/2017 ao Gabinete do Reitor, para que seja prevista uma vaga de servidor para atuar no DGDOC, de modo a não comprometer as atividades desempenhadas no setor, incluindo as relacionadas à preparação de documentos para eliminação. A comissão aceitou a sugestão do presidente, recomendando o reenvio do memorando de forma a reforçar o pedido de pessoal. 2.6 O presidente solicitou ao Chefe do DGDOC que explicasse sobre o envio do Memorando Circular 1/DGDOC/UFFS/2018 às unidades da UFFS e sobre a Nota de Repúdio da Rede Nacional de Arquivistas das IFES, que relatam sobre a Portaria nº 22 do MEC, de 21 de dezembro de 2017, que trata sobre os acervos acadêmicos da graduação e pós-graduação das IES pertencentes ao sistema federal de ensino, a qual apresenta equívoco no artigo 44, quando autoriza a substituição de suporte dos documentos do acervo acadêmico em fase intermediária, cuja destinação seja a eliminação, por documentos digitalizados. 2.7 O presidente informou sobre a necessidade de elaboração de uma norma (Instrução Normativa) para regular os procedimentos internos para eliminação de documentos na UFFS, incluindo os procedimentos após a aprovação do Arquivo Nacional. O presidente ficou responsável por criar uma minuta de instrução normativa e encaminhar por e-mail aos membros da comissão para contribuição. O documento final será apresentado a comissão em reunião futura e encaminhado para publicação pela SETI. 2.8 O presidente informou que a Secretaria Especial de Obras – SEO encaminhou mensagem de correio eletrônico sobre a necessidade de eliminação de documentos (cópias e minutas) de sua esfera de atuação. A demanda foi encaminhada ao Arquivo Nacional para orientação. O presidente explicou que, caso seja necessário a elaboração de Listagem de Eliminação desses documentos, será chamada uma reunião extraordinária da Comissão, visto que se trata de um grande quantitativo de documentos (cerca de quarenta caixas) e o setor não possui espaço e mobiliário suficientes para acondicionamento. Sendo quinze horas e trinta minutos e não havendo mais nada a tratar, foi encerrada a reunião, da qual eu, Tatiana Gritti, Secretária da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, lavrei a presente Ata que, aprovada, será devidamente assinada por mim e pelo presidente.

Documento Histórico

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