ATA Nº 1/CPAD/UFFS/2019

Ata da quinta reunião da CPAD

 

ATA DA 1ª reunião DE 2019 Da comissão permanente de avaliação de documentos - cpad

 

 

Aos vinte e cinco dias do mês de setembro do ano de dois mil e dezenove, as catorze horas, na Sala 021 do Subsolo do Prédio da Biblioteca no Campus Chapecó da UFFS, em Chapecó-SC, reuniram-se os membros permanentes e variáveis da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) para a primeira reunião de 2019, com o intuito de apresentar as listagens de eliminação de documentos enviadas pelas unidades acadêmicas e administrativas à CPAD no período de 2017 a 2019 e tratar sobre assuntos relacionados à destinação de documentos na UFFS nesse período. A reunião foi dirigida pela presidente da CPAD, Cinara Reis Flores, e secretariada por mim, Tatiana Gritti. Fizeram-se presentes à reunião os seguintes membros: Eliseu dos Santos Lima (arquivista), Thaís Giovana Merlo (Representante Jurídico), Murilo Billig Schäfer (Representando o Departamento de Gestão Documental) e, como convidado, Denio Duarte (Presidente da Comissão Permanente de Concursos). Iniciada a sessão, a presidente passou, de imediato, ao expediente. 1.1 O estabelecimento de critérios para guarda de exemplares de provas dos candidatos a concursos para docentes; decidiu-se que, para concursos de 2009 a 2011, seja feita a guarda de uma amostra (máximo dois exemplares) da prova discursiva por área do conhecimento. Dos concursos posteriores a esse período, não foram encaminhadas provas para arquivamento. Também foi informado pela Presidente que, em consulta ao Departamento de Provimento, Acompanhamento e Movimentações (DPAM) foi constatado que o concurso para docentes, realizado em 2009, possui processo judicial ainda não encerrado, não sendo possível a eliminação dos documentos referentes a este concurso. 1.2 Apreciação das Listagens de Eliminação de Documentos das unidades: Biblioteca do Campus Chapecó (2012 – 2017); Secretaria Acadêmica de Graduação do Campus Chapecó (2016); Secretaria Acadêmica de Pós-Graduação do Campus Chapecó (2017); Assessoria de Logística e Suprimentos do Campus Chapecó (2014 – 2017); Serviço de Expedição e Protocolo do Campus Chapecó (2015 – 2016); Serviço de Expedição e Protocolo do Campus Realeza (2013 – 2016); Comissão Permanente de Concursos (2011 – 2014); Gabinete do Reitor (2009 – 2017); Departamento de Transportes e Logística (2010 – 2015); Departamento de Licitações (2010 – 2013); Divisão de Projetos de Extensão (2016); Pró-Reitoria de Graduação (2012 – 2017); Diretoria de Organização Pedagógica (2010 – 2016); Diretoria de Pesquisa (2010 – 2014); Diretoria de Políticas de Graduação (2014 – 2015); Divisão de Gerenciamento de Diplomas (2014); Processo Seletivo (2010 – 2017); Setor de Assuntos Estudantis do Campus Chapecó (2013); Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (2011 – 2017); Departamento de Gestão de Materiais (2010 – 2016); Departamento de Gestão Patrimonial (2015 – 2016). Após analisadas pela comissão as 21 listagens, ficou pendente a alteração da listagem nº 001/UFFS/CPC/2019, incluindo no campo observação da listagem na classe 021.2 informação quanto a guarda permanente definida no item 1.1 desta ata, as demais listagens foram aprovadas sem ressalvas, uma vez que ficou comprovado que os prazos de guarda da documentação submetida à eliminação, que compreende o período de 2010 a 2017, encontram-se prescritos de acordo com a Resolução nº 008/CONSUNI/UFFS/2011, que aprovou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS. A presidente informou que as Listagens de Eliminação de Documentos, que possibilitarão a eliminação de 90 caixas-arquivo (cerca de 17 metros lineares de documentos), serão enviadas através de Ofício em duas vias com a cópia desta Ata ao Arquivo Nacional para aprovação e autorização da eliminação. 1.3 A presidente informou sobre a negativa do Arquivo Nacional sobre a eliminação dos documentos referentes a aplicação do exame TOEFL, devido à inexistência de descritor no Código de Classificação de Documentos da UFFS, recomendando que a instituição aguarde a publicação de novo Código de Classificação que está em elaboração pelo Arquivo Nacional. 1.4 A presidente apresentou aos membros da Comissão um modelo de parecer para análise de códigos de classificação de documentos que necessitam de uma reavaliação quanto ao tempo de guarda, apresentando em seguida quatro tipos que devem ser analisados, sendo eles o Diário de Classe (125.33); Entrevistas; noticiários (012.12); Laudos técnicos (036.2); e Termo de Cessão de Direitos Autorais (062.2). Decidiu-se pela aprovação do modelo do parecer apresentado. Decidiu-se discutir sobre a nova temporalidade das classes indicadas, a partir do preenchimento do parecer aprovado, como pauta em próxima reunião. 1.5 A presidente sugeriu que a Comissão se reúna duas vezes ao ano tendo em vista o acúmulo de pautas, os presentes concordaram. 2 Comunicados. 2.1 A presidente sugeriu ao seu suplente, também Chefe do Departamento de Gestão Documental, Murilo Billig Schäfer, que divulgasse aos membros a plataforma Acervo Arquivístico da UFFS. 2.2 A presidente informou sobre a criação da Portaria nº 626/GR/UFFS/2018, que normatiza os procedimentos internos de eliminação dos documentos arquivísticos. 2.3 A Presidente solicitou ao Sr. Murilo Billig Schäfer que explicasse aos membros como deve ocorrer a eliminação de documentos digitais. 2.4 Decidiu-se convidar a Bibliotecária do campus Chapecó para tratar da preservação de monografias em suporte analógico que não estão disponíveis no Repositório Digital. Sendo dezesseis horas e não havendo mais nada a tratar, foi encerrada a reunião, da qual eu, Tatiana Gritti, Secretária da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, lavrei a presente Ata que, aprovada, será devidamente assinada por mim e pela presidente.

 

 

 

 

 

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