ORDEM DE SERVIÇO Nº 13/AUDIN/UFFS/2024

Ação de Auditoria "Gestão de Bens Imóveis - Contratos Terceirizados"

A presente Ordem de Serviço trata da ação “Gestão de Bens Imóveis - Contratos Terceirizados”, referente ao Paint 2024 e tem por objetivo avaliar as práticas de manutenção e conservação dos imóveis da UFFS através de seus contratos terceirizados, a fim de contribuir para sua melhoria/aprimoramento.

Essa ação de auditoria apresenta os seguintes objetivos específicos:

1. Verificar se existem imóveis com precariedade no estado de conservação e/ou comprometimento estrutural.

2. Verificar se existem demandas acumuladas, motivadas por falta de materiais, entregas de materiais em atraso por parte das empresas terceirizadas ou pela não execução de serviços de manutenção pela contratada ou outros motivos identificados pela gestão.

3. Verificar, quais são os subsídios, utilizados pela gestão para diagnosticar os problemas e dificuldades e para discutir soluções conjuntas para uma melhoria dos processos de gestão e fiscalização dos contratos terceirizados relacionados a gestão de bens imóveis, em especial aos contratos de serviços continuados de manutenção predial preventiva e corretiva.

4. Averiguar como são executados, na prática, os processos de solicitação/execução e controle dos serviços de manutenção e conservação de bens imóveis através dos serviços terceirizados contratados.

5. Conhecer as ideias/propostas/sugestões da gestão e fiscalização de contratos, das direções de Campi e da Secretaria de Obras para melhoria e aprimoramento dos processos de solicitação/execução e controle dos serviços de manutenção e conservação de bens imóveis através dos serviços terceirizados contratados ou a serem contratados.

6. Conhecer qual é a percepção da gestão e fiscalização de contratos, das direções de Campi e da Secretaria de Obras para melhoria e aprimoramento dos processos licitatórios em manutenção e conservação de imóveis.

7. Verificar a maturidade da estrutura de controle internos e gestão de riscos dos serviços de manutenção e conservação de bens imóveis realizados através dos serviços terceirizados contratados ou a serem contratados.

O escopo deste trabalho limita-se na avaliação operacional dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos, a partir das práticas de manutenção e conservação dos imóveis da UFFS através dos contratos terceirizados vigentes na UFFS, a fim de identificar fragilidades e oportunidades de melhoria e aprimoramento.

O trabalho será realizado pela servidora Taíz Viviane dos Santos e supervisão da servidora Deisi Maria dos Santos Klagenberg.

Após finalizados os trabalhos de auditoria, expedir-se-á relatório conclusivo, o qual será encaminhado ao Reitor, via e-mail institucional, para que as informações contidas sejam avaliadas quanto à existência de dados restritos e/ou sigilosos e, caso existam dados dessa natureza, que sejam indicados à Audin, em até 15 dias corridos da data de emissão deste relatório, os trechos que se enquadram nas hipóteses legais de restrição e/ou sigilo, com a devida fundamentação legal.

Caso não haja manifestação quanto à existência de dados restritos e/ou sigilosos no prazo indicado, o relatório será tornado público.

Encerrados os trâmites acima descritos, publica-se o relatório final e encaminha-se ao Gabinete do Reitor, via Processo Sipac/Mesa Virtual, para conhecimento e encaminhamentos que entender necessários.

O referido relatório deve ser anexado ao e-Aud, para apreciação da Controladoria Geral da União.

Ainda, encaminha-se, para conhecimento, através de e-mail institucional:
Ao Consuni-Capgp.
Ao Concur.
À Assessoria Especial de Governança e Integridade.
À Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura, para conhecimento e providências necessárias.
Aos Campi, para conhecimento e providências necessárias.
À Pró-Reitoria de Planejamento, sendo esta responsável pelo apoio ao Comitê Gestor de Riscos e Controle Interno, conforme estabelece a Política de Gestão de Riscos da UFFS.

O resultado desse trabalho também fará parte do Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna – Raint 2024.

Por fim, consoante o item 9.2.5 do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário, consigna-se que o processo, no Sipac/Mesa Virtual, estará em formato eletrônico de natureza “ostensiva”, atendendo ao item 9.1.1 da referida deliberação, exceto documentos classificados como de natureza restrita e/ou sigilosa.