ATA Nº 3/CPA/UFFS/2020

ATA DA 3ª SESSÃO ORDINÁRIA DE 2020

Aos quinze dias do mês de abril de dois mil e vinte, às treze horas e quarenta minutos, por videoconferência pelo webex, foi realizada a Sessão Ordinária da Comissão Própria de Avaliação, coordenada por Ana Maria Olivo. Participaram da sessão os seguintes membros da CPA: representantes da Reitoria: Cecília Inês Duz de Andrade (PI), Ricardo Klein (SETI), Jasiel Silvânio Machado Gonçalves (PROPLAN), Rosana Lampugnani (PROEC), Claunir Pavan (PROGESP) e Ronaldo Breda (SETI); representantes do Campus Cerro Largo: Adenice Clerici (técnica-administrativa); representantes do Campus Erechim: José Martins dos Santos (docente); representantes do Campus Laranjeiras do Sul: Ernesto Quast (docente), Marize Helena da Rosa Vendler (técnica-administrativa) e Mauro Sérgio Provin da Silva (comunidade externa - Observatório Social Laranjeiras do Sul); representantes do Campus Chapecó: Emilio Wuerges (docente) e Geomara Balsanelo (técnica-administrativa). Representantes do Campus Passo Fundo: Marina Miri Braz Beccari (técnica-administrativa) e Renata dos Santos Rabello (docente); representantes do Campus Realeza: Antonio Marcos Myskiw (docente) e Maxsuel Cesar Bonatto (técnico-administrativo). Justificaram ausência: Nessara Dartora, Dafne de Moraes Deparis, Silmar de Matos Santos, Sinara München, Waldir Wessler, Antonio Marcos Correa Neri e Jussara Valentini. Não participaram da videoconferência webex e não justificaram: Reneo Prediger, Sheila Oliveira, Renata Sebben, Ticiana Carla Southier Mesquita, Silvana Gaiba, Luiza Danieli Moreira Nadaletti, Eduardo José Pedroso Pretisch, Leandro Tuzzin e Ralf Amaral Santos. Iniciando os trabalhos da tarde, a coordenadora agradeceu a presença de todos, destacando que mesmo diante do difícil cenário podemos continuar os trabalhos da CPA de outras formas, como esse momento agora. A seguir passou para os assuntos da pauta: 1. Segunda etapa da capacitação dos membros da CPA (lembrando que a primeira etapa foi a leitura do relatório) - participação do Professor Pavan, que faz parte do Banco de Avaliadores do Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (BASis). Ele abordou sobre o papel da CPA na visão dos avaliadores externos. Destacou que é importante que todos os membros da CPA conheçam o processo de autoavaliação e os documentos institucionais relacionados e que falem a mesma língua (principalmente que estejam alinhados com as ideias da comunidade externa), pois no momento da visita dos avaliadores não é o momento para que a CPA trate de suas divergências internas. O papel do avaliador externo é ajudar a universidade a melhorar e não penalizar a instituição. Ao ouvir as partes, os avaliadores vão ajudar nas diretrizes para melhorar a instituição. Destacou que eles costumam deixar isso claro no início das reuniões, no momento das visitas. Tomou por base o instrumento de avaliação externa, utilizado pelos avaliadores no processo de recredenciamento, e exemplificou que no eixo 1 – Planejamento e Avaliação Institucional além de a CPA se apropriar dessa informação é importante que se façam ações antes da avaliação, de forma que as pessoas de fato conheçam o que é a instituição. Não basta deixar o PDI disponível no site, seria importante trazer alguns recortes e fazer uma divulgação da universidade como ela é realmente. No eixo 2 – Desenvolvimento Institucional Indicador, indicador 2.1: Missão, objetivos, metas e valores institucionais, destacou que os membros da CPA precisam ler o PDI. Os avaliadores fazem perguntas tais como: “Como é que vocês percebem que a universidade está se comunicando com as políticas de ensino, pesquisa e extensão?”, em algumas instituições as pessoas não sabem responder. É importante olhar para todas essas questões que são possíveis de se apropriar e já prever uma resposta. Outra pergunta que eles fazem: “Há processo de autoavaliação institucional e atende às necessidades institucionais, como instrumento de gestão e de ação acadêmico-administrativa de melhoria institucional, com evidência de que todos os segmentos da comunidade acadêmica estão sensibilizados e se apropriam seus resultados?”. Às vezes, a instituição responde que comunica na rádio da instituição e nos murais, no entanto, quando se conversa com os estudantes não se evidencia isso, eles não reconhecem a devolutiva dos resultados. Com relação às demandas que foram atendidas dos alunos ou dos docentes, é importante que se coloque por exemplo, um cartaz na porta: você pediu e a  CPA atendeu. Dessa forma, a CPA mostra os impactos da participação nas pesquisas. Outro exemplo: “Os resultados divulgados, referentes à autoavaliação institucional e às avaliações externas, são analíticos e apropriados por todos os segmentos da comunidade acadêmica?”. As vezes são publicados apenas números e gráficos, o que a princípio não é suficiente, pois são apenas dados frios. Temos que estar preparados para responder às perguntas. Sobre a política institucional de acompanhamento dos egressos, destacou que não basta só mandar e-mail para os alunos e perguntar como eles estão, onde estão trabalhando ou usar os e-mails apenas para enviar propostas de pós-graduação, é importante fazer eventos para os egressos. Algumas instituições tem um clube dos egressos, com descontos em inscrições de cursos e outros benefícios. Os alunos precisam perceber que mesmo depois que saem da universidade a instituição de ensino ainda continua se preocupando com eles. Quando os avaliadores se perguntam sobre ações reconhecidamente exitosas, estão se referindo às ações inovadoras, que realmente funcionem e saiam do comum. Na reunião com os dirigentes e com a CPA é comentado sobre a comunicação da instituição com a comunidade externa: “Os canais de comunicação externa divulgam informações de cursos, de programas, da extensão e da pesquisa (quando houver), publicam documentos institucionais relevantes, possuem mecanismos de transparência institucional e de ouvidoria, permitem o acesso às informações acerca dos resultados da avaliação interna e externa, apresentam instância específica que atua transversalmente às áreas e promovem outras ações reconhecidamente exitosas ou inovadoras”?. Na UFFS temos algumas ações de transparência, mas algumas pessoas tem dificuldade de acessar esses materiais ou não sabem onde estão. Outra questão: nem sempre as pessoas conhecem os projetos de pesquisa e extensão, é importante ter informação a respeito disso e saber responder claramente, mostrar conhecimento. Sobre as políticas de capacitação, a UFFS tem o Pleduca, os editais de licença capacitação, tem o PACD para os professores. No entanto, quando se pergunta para os membros da CPA se eles conhecem algum docente que tenha ido recentemente para algum congresso internacional ou para algum evento de grande reconhecimento, as pessoas não sabem responder. Sobre o questionamento dos avaliadores sobre a infraestrutura tecnológica destinada a CPA– é preciso mostrar que aquele espaço destinado à CPA é efetivamente utilizado e que atende as necessidades. Sobre a biblioteca, também é importante conhecer os recursos que ela disponibiliza. Se a CPA não consegue responder às perguntas, isso mostra que ele não avaliou com detalhes nem o setor e nem os documentos relacionados àquele indicador. Destacou que a reunião com a CPA talvez seja uma das mais importantes que a comissão de avaliação externa vem fazer. Pois é a CPA que tem uma visão holística de toda a instituição e que vai responder a maioria das questões principais que posteriormente serão evidenciadas na reunião com os discentes e docentes. Não devemos esperar obter nota 5 em tudo agora, pois há os arredondamentos, por exemplo se tirar 4,8 arredonda-se para 5. Algumas coisas sempre a instituição precisa melhorar. Às vezes as instituições investem em coisas desnecessárias, apenas para ter uma pontuação mais alta e acabam desperdiçando recursos. Salientou que o instrumento é padrão, feito para todas as universidades, por isso é difícil definir um patamar superior para tudo, o bom senso precisa ser levado em conta. Após todas essas importantes ponderações e recomendações, o professor Claunir finalizou essa etapa da capacitação dos membros da CPA e encaminhou-se para outra reunião. Em seguida, o professor Antônio (Campus Realeza) comentou sobre a importância de conhecermos a UFFS por dentro, a partir dos processos avaliativos. Mauro, representante da comunidade externa, comentou que é gratificante ver todo esse andamento que a UFFS está realizando por meio da CPA. 2. Informes gerais e aprovação da ata da reunião anterior: a coordenadora comentou que agora temos um link curto no site: uffs.edu.br/cpa, onde estão sendo disponibilizadas as informações da CPA; informou que o Relatório de Autoavaliação 2019 está em fase de diagramação com Felipe da DICOM e que provavelmente na semana que vem estará em condições de ser postado no E-mec. Destacou que a leitura do relatório é um excelente exercício para compreender o que a CPA realmente faz. Informou que a professora Patrícia Romagnolli - Pró-reitoria de extensão e cultura solicitou que fosse destinado ao conhecimento da CPA, o processo aberto para constituir a normativa da UFFS sobre as diretrizes para inserção da extensão nos currículos. Ficou o convite para a CPA analisar o documento (Minuta de Resolução) e, se for o caso, manifestar os apontamentos que julgar pertinentes. A coordenadora destacou que as Pró-reitorias da UFFS estão bastante alinhadas com a CPA e que a autoavaliação institucional nessa nova gestão está tendo o devido valor para auxiliar nos processos de planejamento e gestão. Na sequência, Cecilia destacou que ainda não há um prazo estipulado para a postagem do relatório, uma vez que ele foi prorrogado em função das medidas de distanciamento social, o que nos permitiu ir melhorando o relatório e deixando-o mais adequado. A coordenadora destacou que os resultados da pesquisa com os egressos serão incluídos no próximo relatório pois eles ainda precisam ser analisados. Comentou sobre as sugestões para a cartilha de autoavaliação da UFFS (na cartilha poderíamos colocar alguns links com pequenos vídeos), fazer algo mais interativo para os alunos e comunidade externa. Cecilia comentou sobre o Plano de Acessibilidade (https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/graduacao/plano-de-acessibilidade) e sobre  o Plano de Emergência (https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/gestao-de-pessoas/plano-de-emergencia), que estão disponibilizados no acesso fácil e que os links deveriam ser disponibilizados no relatório. Também, a coordenadora comentou sobre o site da UFFS que atualmente está com uma interface mais direcionada aos servidores e que precisa ficar mais atrativo para os estudantes e para a comunidade externa e que a DICOM já está trabalhando nessa demanda. 3. Aprovação do Relatório de Autoavaliação 2019 – a coordenadora destacou que o relatório foi construído coletivamente pelos membros da CPA e que muitos se empenharam bastante para sua elaboração, agradeceu a colaboração dos coordenadores adjuntos da CPA o dos demais membros. Tanto a ata da reunião anterior como o relatório foram aprovados por unanimidade. 4. Processo de Recredenciamento da UFFS – Cecilia explicou que nesse momento estamos em fase de preenchimento de formulário eletrônico, ainda a ser aberto pelo MEC e que a visita é um passo posterior a esse momento. Destacou que o sistema cadastrou diversos lugares para visita, mas que não sabemos se a visita será feita na reitoria ou em todos os campi ou se nos campi será feito reunião por videoconferência. Na próxima semana a comissão que está cuidando do recredenciamento fará reunião para que se proceda a elaboração dos textos a serem postados no formulário eletrônico. A coordenadora ressaltou que tanto nos campi como na reitoria é necessário checar o documento de recredenciamento e verificar item por item o que precisamos ajustar na UFFS de forma a atender o que será avaliado. Jasiel salientou sobre a importância de ter um instrumento de check-list com base nos itens do documento recredenciamento utilizado pelos avaliadores (está elaborando um instrumento para essa checagem e em breve será compartilhado com todos os membros). Após essa checagem, a CPA vai comunicar o que precisa ser feito, no entanto, a equipe diretiva de cada campus e reitoria é quem terá condições de executar as mudanças necessárias. Um exemplo de constatação a ser apontada: na reitoria precisamos melhorar a identificação dos espaços, pois o pessoal que vem de fora as vezes fica perdido pois não sabe onde localizar alguns setores. A Adenise, Coordenadora Adjunta da CPA do Campus Cerro Largo, comentou que  no campus já foram feitos alguns ajustes nos espaços de convivência, no Bloco dos professores e tinha sido iniciado a organização de um espaço mais dinâmico para os alunos (junto com a SEO foi elaborado um projeto paisagístico no espaço de convivência tanto para a comunidade interna como externa). Eles vão fazer um check-list com a equipe do campus para ver o que é preciso ajustar. No campus Erechim, o professor José Martins, Coordenador Adjunto da CPA no campus, destacou que eles entendem que a estrutura está relativamente adequada e eles tem espaços onde foram iniciadas adaptações nos espaços de convivência. No Campus Laranjeiras, Marize, a Coordenadora Adjunta da CPA no campus, destacou a gestão atual tem trabalhado bastante para melhorar a infraestrutura. Foi melhorado o acesso aos computadores, melhorada a biblioteca e foram colocados alguns espaços de convivência. Em relação ao espaço destinado à CPA eles vão verificar, conforme consta no instrumento de recredenciamento, o que é preciso melhorar. No Campus Realeza, o professor Antonio, Coordenador Adjunto da CPA no campus, destacou que há diversos pontos a serem averiguados e com algumas demandas que precisam ser providenciadas, dentre elas: espaço para CPA, que poderia ser espaço multiuso com outras comissões. Também é preciso ampliar o número de pessoas tanto da comunidade interna como da externa para participarem da CPA e de preferência pessoas com experiência em autoavaliação e que é importante fazermos cursos para também sermos avaliadores, de forma a conhecer as novas orientações e normativas que poderão surgir.  Maxsuel destacou sobre a importância de se ter um espaço para a CPA no campus e que se faça o check-list de forma de todos estejam preparados para responder as perguntas feitas pelos avaliadores e que é necessário revisar se falta alguma coisa no campus para prepará-lo para a visita. No Campus Chapecó, Gilmara destacou sobre a importância de ter um check-list para fazer uma rodada pelos campi para podermos acompanhar o que foi feito, o que precisa ser feito e o que não será feito e porque não será feito. No Campus Passo Fundo, a professora Renata, Coordenadora Adjunta da CPA no campus, salientou que, devido ao campus ser relativamente novo, ele já contempla todas essas questões. Uma questão observada nas autoavaliações é que os discentes solicitam muito um espaço para alimentação, pois no campus não tem RU e nem cantina, mas que eles têm conversado bastante no conselho de campus para que isso seja providenciado. Marina destacou que a biblioteca do campus Passo Fundo é muito pequena e não tem espaço para estudo, mas que já foi providenciada a reforma de outro espaço para a biblioteca e também para a sala dos professores, com privacidade para receber os alunos (está em fase de contratação da empresa). 5. Sugestão de metodologia para devolutiva dos resultados da autoavaliação institucional 2019 e planejamento da próxima autoavaliação (para a equipe diretiva dos campi) – foi sugerido que sejam organizadas reuniões pelos coordenadores adjuntos da CPA nos campi por webex com todos os membros locais e demais convidados, de acordo com as seguintes etapas: 5.1 Apresentação dos resultados da autoavaliação 2019 do campus para diretores, coordenadores, NDEs e colegiados; 5.2 Definição de como serão apresentados os resultados nos campi e definição do que é relevante ser mostrado visualmente em banners locais; 5.3 Elaboração de plano de melhorias a partir dos resultados da autoavaliação 2019, a ser enviada para a coordenação geral da CPA – respondendo à pergunta: que ações de melhorias serão implementadas no campus com base nos resultados das pesquisas? 5.4 Sugestão do campi de ações a serem executadas nas próximas avaliações (que irão compor o Planejamento de Autoavaliação 2020-2023). Após ouvir as sugestões dos membros, ficou definido que as devolutivas dos resultados da autoavaliação 2019 seguirá as etapas: 1ª etapa: A CPA agendará uma reunião com Reitor, Pró-reitores e Diretores na reunião administrativa de quarta-feira, com todos os membros e apresentará os resultados; 2ª etapa: Reunião com os diretores e coordenadores nos campi; 3ª Etapa: Audiências públicas nos campi. Professor Antonio, Coordenador Adjunto da CPA no Campus Realeza sugeriu que nessas audiências houvesse a participação da imprensa e que fosse lançada a cartilha de autoavaliação. Nas reuniões locais, cada campus definirá a melhor alternativa internamente, com suas particularidades pois, sabem o que funciona melhor lá. Dessas reuniões terão que sair plano de ações de melhorias. Professor Antonio sugeriu reunião no Conselho de Campus e a audiência pública com todos quando retornaram as atividades presenciais e que fosse incluída a participação do fórum comum e conexo. DELIBERAÇÕES: Prazo de realização das etapas 1 e 2: até a próxima reunião da CPA, dia 14 de maio. 6. Sugestão do Programa de capacitação em avaliação institucional na modalidade EAD para membros da CPA, servidores e estudantes da UFFS – a coordenadora destacou que: como primeira ideia, a partir do Relatório de Autoavaliação 2019 fosse realizada uma síntese dos resultados das autoavaliações e fossem produzidos vídeos curtos de aproximadamente 5 a 10 minutos, com os seguintes assuntos (a definir quem abordará cada assunto):Vídeo 1 - Introdução à autoavaliação institucional e atribuições da CPA; Vídeo 2 - Avaliações externas e processo de recredenciamento apresentado pela Comissão de Recredenciamento Institucional; Vídeo 3 – Autoavaliação e importância da CPA na visão dos avaliadores externos -  pelos professores da UFFS que são avaliadores externos; Vídeo 4 – Importância de conhecer os documentos institucionais: PDI, PPA, Relato Integrado de Gestão e Relatório de Autoavaliação Institucional (RAI) etc.; Vídeo 5 – Apresentação da metodologia da autoavaliação 2019 e instrumentos de autoavaliação; Vídeo 6 – Autoavaliação PROGRAD; Vídeo 7 – Autoavaliação PROPEPG; Vídeo 8 – Autoavaliação PROAE; Vídeo 9 – Autoavaliação PROGESP; Vídeo 10 – Autoavaliação PROAD; Vídeo 11 – Autoavaliação Campus Cerro Largo; Vídeo 12 – Autoavaliação Campus Chapecó; Vídeo 13 – Autoavaliação Campus Erechim; Vídeo 14 – Autoavaliação Campus Laranjeiras do Sul; Vídeo 15 – Autoavaliação Campus Passo Fundo; Vídeo 16 – Autoavaliação Campus Realeza. Essa capacitação seria com certificado de horas de capacitação para servidores e atividades completares para os estudantes. A seguir, o professor Ernesto apresentou uma sugestão de metodologia para a capacitação da CPA: 1) A coordenação geral encaminha o material de leitura, com pelo menos 5 dias (ideal pelo menos 7 dias) de antecedência; 2) Encaminha questionário para preenchimento on-line 2 dias antes da reunião, a fim de verificar se o conteúdo foi lido. Esse questionário poderá ser preenchido inúmeras vezes, mas serão considerados "aprovados" os membros que tiverem obtido 100% de acertos. 3) Inicia-se a reunião com todos os membros com conhecimento "nivelado". OBS: o tópico 2 pode ser utilizado para informes, quando forem muito extensos. 4) Após a reunião, pode-se realizar um questionário-padrão quanto à duração, eficácia e profundidade de discussão dos assuntos abordados. Essa metodologia de avaliação, após aprimorada nas reuniões internas da CPA, poderá ser proposta para outras reuniões institucionais. Em seguida, a coordenadora comentou que enviou por e-mail uma sugestão de apresentação em powerpoint com a síntese dos resultados da autoavaliação 2019 para que os coordenadores adjuntos da CPA nos campi, junto com suas equipes elaborassem a parte referente aos resultados do campus. Destacou que em função às demandas de trabalho da CPA nos campi, mais tarde deverá entrar em discussão a carga horária para os membros da CPA e para os coordenadores adjuntos. Salientou a importância de nesse momento aproveitarmos fazer as coisas de um jeito diferente, reconfigurar nossa vida, nosso trabalho e ressignificar nossa missão na universidade. Professor Antonio comentou sobre o tratamento carinhoso que vem recebido dos colegas da CPA e do resgate à essa humanidade que existe dentro da gente. Ressaltou que a gente precisa trabalhar feliz, fazer os nossos encontros serem bons e que é importante resgatar isso na instituição, de forma a sermos mais humanos e receptivos e transformar a universidade num ambiente agradável com respeito e carinho com as pessoas em primeiro lugar. Terminados os assuntos constantes na pauta do dia, a coordenadora agradeceu a presença de todos e encerrou a reunião.

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