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ATA Nº 2/CPAD/UFFS/2021
ATA DA 1ª REUNIÃO EXTRAORDINÁRIA DE 2021 DA COMISSÃO PERMANENTE
DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CPAD
Ao primeiro dia do mês de junho do ano de dois mil e vinte e um, as catorze horas, via Webex, reuniram-se os membros permanentes e variáveis da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) para a primeira reunião extraordinária de 2021, com o intuito de sanar dúvida apresentada à CPAD referente a eliminação de documentação oriunda de mensagens eletrônicas sobre os Processo Seletivo da Graduação do período de 2010 a 2014. A reunião foi dirigida pela presidente da CPAD, Cinara Reis Flores e secretariada pela membro da CPAD, Jocelaine Link. Fizeram-se presentes à reunião os seguintes membros: Cinara Reis Flores, Jasiel Gonçalves, Jocelaine Link, Thais Giovana Merlo. Ausentaram-se da reunião e apresentaram justificativa: O membro José Carlos Radin que encontra-se em férias e o servidor Murilo Billig Schäffer que encontra-se em afastamento para realização de Doutorado. Iniciada a sessão: 1.1 A presidente inicia agradecendo aos presentes, apresenta dúvida sobre se há ou não quórum suficiente para decisão bem como, reitera ser uma reunião extraordinária, referente a demanda apresentada pelo servidor Cassiano Zanuzzo quanto a possibilidade de eliminação de mensagens eletrônicas que possui referentes aos processos seletivos da graduação realizados entre 2010 e 2014. A Presidente também explicou que entre as mensagens do correio eletrônico do servidor que apresentou a demanda, podem haver documentos de caráter arquivístico histórico, e mensagens mais técnicas referentes as atividades do cargo relacionadas ao Processo Seletivo. A Presidente da CPAD relatou sobre os distintos prazos para eliminação de documentos em consonância com a Tabela de Temporalidade. O colega Jasiel sugeriu que a instituição deveria diminuir ao máximo a comunicação por e-mail e utilizar os sistemas informáticos para este fim. Jocelaine enfatizou preocupação sobre como é feita a eliminação das mensagens dos correios eletrônicos da UFFS, se de fato eles são totalmente eliminados. 1.2 Encaminhamentos: A Presidente propôs apresentar ao servidor demandante, Cassiano Zanuzzo a sugestão de realizar uma classificação das mensagens eletrônicas referentes aos Processos Seletivos, conforme Código de Classificação da UFFS e após uma listagem das mensagens passíveis de eliminação e encaminhar à CPAD para análise sobre a destinação destes documentos. A Presidente da CPAD, após as colocações dos colegas Jasiel e Jocelaine, que reiteraram que há dúvidas sobre a eliminação definitiva da base de dados dos e-mails, sugeriu encaminhar um ofício à SETI para que auxilie sobre a demanda de eliminação total de mensagens eletrônicas na base de dados impedindo a recuperação em consonância com o que dispõe a LGPD. Sendo o que tinha para ser tratado, a Presidente encerrou a reunião as 14:29 e eu, Jocelaine Link, lavrei a presente ata.
Data do ato: Chapecó-SC, 01 de junho de 2021.
Data de publicação: 14 de abril de 2022.
Cinara Reis Flores
Presidenta da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos