ATA Nº 1/CPAD/UFFS/2022

Ata da 1ª Reunião Extraordinária de 2022 da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade Federal da Fronteira Sul - CPAD/UFFS

Aos quinze dias do mês de setembro do ano de dois mil e vinte e dois, às treze horas e trinta minutos, via Webex, reuniram-se os membros permanentes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) para a primeira reunião extraordinária de 2022, com o intuito de decidir se os membros apresentarão manifestação de apoio ao Arquivo Nacional, conforme solicitação encaminhada por e-mail pelo Pontos Focais dos PGTs, em 05.09.2022, à presidente da CPAD, Cinara Reis Flores, em relação à ação de gestão documental sobre Decreto Nº 10.148/2019. A consulta aos órgãos prende-se ao fato de que há documentos prontos para serem eliminados e não podem fazê-lo tendo em vista a Ação Civil Pública Nº 5006596 71.2022.4.02.5101/RJ impetrada pelo Ministério Público Federal e decisão interlocutória que suspendeu as eliminações de documentos na esfera pública federal. A reunião foi dirigida pela presidente da CPAD, Cinara Reis Flores e secretariada por Jocelaine Zanini Rubim Link. Fizeram-se presentes à reunião os seguintes membros: Cinara Reis Flores, Jocelaine Link e Thais Giovana Merlo. Iniciada a sessão: 1.1 A presidente inicia a sessão agradecendo aos presentes e realizou uma explanação sobre o Decreto Nº 10.148, de 2 de Dezembro de 2019, que institui, no âmbito do Arquivo Nacional, a Comissão de coordenação do Sistema de gestão de documentos e Arquivos da administração pública federal – Comissão de Coordenação do Siga. Explicou que, no referido decreto, no Capítulo II, art. 9º, inciso V há a orientação de que as CPADS devem submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade. A UFFS é uma Autarquia Federal e conforme interpretação realizada pela leitura do mencionado artigo 9º compreende-se que a autoridade responsável pela aprovação das listagens de eliminação de documentos, no âmbito das IFES, é o Reitor. A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), no artigo 9º indica que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua esfera de competência”. Salienta-se que,
no caso dos órgãos da Administração Pública Federal, é o Arquivo Nacional o órgão competente para autorizar a eliminação de documentos públicos. Dessa forma, compreende-se que, ao delegar a referida competência ao Reitor, ou seja, titular do órgão, há uma inobservância da autoridade arquivística e violação à Lei de Arquivos. Entretanto, ressalta-se que, na Manifestação da União no evento 25, na alínea ‘c’, da Ação Civil Pública, impugnando o alegado pelo MPF afirmam que: “O art. 9º da Lei nº 8159/1991, ou qualquer outra norma, não estabelece rito para a submissão das Listagens de Eliminação de Documentos (LEDs), elaboradas pelas CPADs, com vistas à autorização por autoridade arquivística competente. Portanto, não houve supressão de competência do Arquivo Nacional para autorizar a eliminação de documentos. Essa autorização continua a ser necessária, ocorrendo por meio da aprovação de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD)”. O “Pontos Focais dos PGTs”, por meio do seu representante, Sr. Telesmagno Neves Teles, Dr. Eng. Especialista em políticas Públicas e Gestão
Governamental do Ministério da Economia solicitou que seja encaminhado até 15.09.2022 para o endereço eletrônico siga@an.gov.br a manifestação de apoio das instituições e pareceres de especialistas à metodologia proposta pelo Arquivo Nacional no Decreto nº 10.148/2019. Nesse sentido, tornou-se imprescindível, que os membros da CPAD da UFFS realizassem uma votação para apreciar se devem ou não encaminhar opinião sobre o tema ao Arquivo Nacional. 1.2 Votação sobre manifestação de apoio ao Arquivo Nacional: A presidente solicitou que os participantes apresentem seu voto se devem ou não manifestar apoio ao Arquivo Nacional. Os membros por unanimidade decidiram abster-se de apresentar apoio e aguardar a decisão da lide, bem como, a presidente Cinara, encaminhará ao endereço eletrônico gabinete@uffs.edu.br resposta sobre a discussão do pedido de manifestação. Sendo o que tinha para ser tratado, a presidente, Cinara Reis Flores, encerra a reunião e eu, Jocelaine Link, lavrei a presente ata.

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ATA Nº 1/CPAD/UFFS/2022