ATA Nº 1/CPAD/UFFS/2024

Ata da 1ª Reunião Ordinária de 2024 da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade Federal da Fronteira Sul - CPAD/UFFS

Aos vinte e dois dias do mês de agosto do ano de dois mil e vinte e quatro, as nove horas e trinta minutos, via plataforma Meet, reuniram-se os membros permanentes e variáveis da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) para a primeira reunião de 2024, com o intuito de retomada das eliminações e tratar sobre assuntos relacionados à destinação de documentos na UFFS. A reunião foi dirigida pela presidente da CPAD, Cinara Reis Flores, e secretariada por mim, Jocelaine Link. Fizeram-se presentes à reunião os seguintes membros: Cinara Reis Flores (arquivista), Jocelaine Zanini Rubim (Representante da PROGESP) Aline Lanzarin (Representante Jurídico). Enviaram justificativas para o não comparecimento à reunião: os Representantes da PROAD, pois encontram-se em Licença Capacitação, o membro titular Marlon Brandt (Representante com formação na área de história, ciências sociais ou sociologia) impossibilitado de comparecer, pois encontrava-se em outra reunião. Não compareceu e não enviou justificativa: o membro suplente, Delmir José Valentini (Representante com formação na área de história, ciências sociais ou sociologia). Iniciada a sessão, a presidente passou, de imediato, ao expediente. 1. Retomada das Eliminações. A presidente relatou sobre o reinício das eliminações nas IFES e citou a FURG (Universidade Federal do Rio Grande) como sendo uma das Instituições de Ensino que retomou as eliminações após o Decreto no 10.148, de 2 de dezembro de 2019. Também sugeriu sobre a assinatura das listagens pelo Reitor da UFFS com a utilização da assinatura eletrônica a partir da conta gov.br. Informou que na UFFS há 36 listagens de eliminação de documentos preparadas e aproximadamente 200 caixas arquivo disponíveis para os procedimentos de eliminação de documentos e que com a readequação dos espaços e materiais há aumento de procura dos setores da Universidade pelos serviços do Departamento de Gestão Documental e pela CPAD para transferência e eliminação de documentos. Os membros presentes aprovaram a retomada das eliminações de documentos da UFFS e a presidente da CPAD informou que quando encerrar os preparativos das listagens de eliminação convocará os membros para a referida aprovação. 2. Ajustes dos prazos de temporalidade de documentos. Apresentou que obteve conhecimento pelo Ouvidor da UFFS, Fernando Perobelli, sobre a Portaria Normativa da CGU No 116, de 18 de março de 2024 que estabelece orientações para o exercício das competências das unidades do Sistema de Ouvidoria do Poder Executivo Federal, instituído pelo Decreto no 9.492, de 5 de setembro de 2018, no âmbito do Poder Executivo federal, e dá outras providências. Nesse sentido, a referida Portaria apresenta um prazo maior para a temporalidade da tipologia documental – manifestação sendo que, a partir do conhecimento dessa normativa pretende encaminhar solicitação de orientação técnica ao Arquivo Nacional informando sobre o conflito de temporalidade e adequação dos novos prazos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades Fim das IFES. 3. Informes e Encaminhamentos Gerais. Apresentou a dúvida do Setor de Arquivo Intermediário (SEAI) do Departamento de Gestão Documental (DGDOC) sobre manter todos os volumes encadernados relativos aos Termos de Transferência e Responsabilidade arquivados no setor ou proceder com a eliminação dos referidos conjuntos documentais e/ou preservar por amostragem alguns volumes visto que conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos o prazo de guarda de 10 anos já expirou podendo proceder-se com a eliminação. Decidiu-se por sugerir o encaminhamento de mensagem eletrônica do SEAI para a SUGEP, setor que realizou a transferência dos termos de responsabilidade ao SEAI, consultando sobre a concordância ou não por manter por amostragem uma parte do conjunto documental e proceder-se com a eliminação dos demais Termos de Transferência de Responsabilidade. Quanto a dúvida do SEAI sobre manter no arquivo as agendas pessoais do Reitor decidiu-se encaminhar por mensagem eletrônica uma solicitação ao Representante com formação na área de história, ciências sociais ou sociologia para que realize um Parecer Técnico sobre a guarda das agendas e alteração da temporalidade desses documentos, bem como considerar ou não as referidas agendas como documento histórico e a partir do parecer a ser emitido tratar desse assunto em outras reuniões da CPAD. Sendo que as 10 horas e 10 minutos e não havendo mais nada a tratar, foi encerrada a reunião, da qual eu, Jocelaine Link, Secretária da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, lavrei a presente Ata que, aprovada, será devidamente assinada por mim e pela presidente.

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