INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 7/PROEC/UFFS/2021

Regulamenta os procedimentos para institucionalização e certificação de ações de Extensão e de Cultura, nas modalidades programa, projeto, curso e prestação de serviço, na Universidade Federal da Fronteira Sul.

A PRÓ-REITORA DE EXTENSÃO E CULTURA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL (UFFS), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo inciso III do art. 20 do Anexo I da Resolução nº 3/CONSUNI/UFFS/2016,

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Regulamentar os procedimentos para institucionalização e certificação de ações de Extensão e de Cultura, nas modalidades programa, projeto, curso e prestação de serviço na UFFS.

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 2º As etapas para a institucionalização de propostas de ações de Extensão e de Cultura, nas modalidades Programa, Projeto, Curso e Prestação de Serviço, devem seguir conforme o disposto nos Guias Rápidos GRPROEC001, GRPROEC002, GRPROEC004 e GRPROEC005, disponíveis em https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/extensao-e-cultura/como-propor-uma-acao.

 

Art. 3º A institucionalização de propostas de Extensão e de Cultura na modalidade evento, deve seguir conforme disposto em Instrução Normativa específica da PROEC.

 

CAPÍTULO II

DOS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

 

Art. 4º As propostas de Extensão e de Cultura devem ser submetidas mediante cadastramento no Sistema PRISMA.

Parágrafo único. Todos os campos solicitados no Sistema PRISMA devem ser preenchidos.

 

Art. 5º Pode ser proponente de uma ação de Extensão ou de Cultura servidor permanente em efetivo exercício na UFFS, ou professor visitante vinculado à UFFS.

 

Art. 6º É de responsabilidade do coordenador da ação institucionalizada o cadastro e a atualização das informações dos participantes da ação no Sistema PRISMA.

 

Art. 7º Cada ação possui apenas um coordenador.

 

Art. 8º Na condição de colaboradores das ações de Extensão e de Cultura podem participar:

a) servidores da UFFS em efetivo exercício;

b) integrantes da comunidade regional.

§ 1º O vínculo de integrantes da comunidade regional com a UFFS se dá em virtude de sua participação na ação devidamente institucionalizada.

§ 2º Quando a ação incluir a participação de colaborador externo como, por exemplo, representante de organização parceira, esta deve emitir manifestação formal e constar no Sistema PRISMA como Entidade Coparticipante.

 

Art. 9º Propostas originadas de servidores Técnicos-Administrativos em Educação requerem inclusão de anexo contendo despacho da chefia imediata e chefia superior do setor de lotação, informando a carga horária designada para execução da ação.

§ 1º A designação da carga horária é definida mediante a análise de cada proposta, não podendo ultrapassar 8 horas dentro da jornada de trabalho semanal.

§ 2º Fica vedada a aprovação de horas para atividades de Extensão e de Cultura aos servidores Técnico-Administrativos em Educação contemplados em Editais do Plano de Educação Formal (Pleduca).

 

Art. 10. Os estudantes da UFFS podem estar vinculados às ações de Extensão e de Cultura na condição de voluntários ou bolsistas.

 

Art. 11. O prazo de submissão da proposta de ação é de no mínimo 30 (trinta) dias antes do início previsto das atividades.

Parágrafo único. O prazo constante no caput pode ser alterado se estabelecido em edital específico.

 

Art. 12. Propostas de servidores lotados nos campi são enviadas para análise de suas Coordenações Acadêmicas e, posteriormente, suas Coordenações Adjuntas de Extensão e/ou de Cultura, que as enviam à Diretoria de Extensão ou de Arte e Cultura para avaliação e parecer final.

§ 1º As Coordenações Adjuntas de Extensão e/ou Cultura dos campi ou mesmo as Diretorias de Extensão e de Arte e Cultura podem devolver as propostas para adequações.

§ 2º As Diretorias enviam as propostas para avaliação por membros do Comitê Assessor de Extensão e Cultura e para avaliadores ad hoc.

 

Art. 13. Propostas de servidores lotados na Reitoria são enviadas para análise da Diretoria de Extensão ou da Diretoria de Arte e Cultura, para avaliação e parecer final.

§ 1º As Diretorias de Extensão e de Arte e Cultura podem devolver as propostas para adequações.

§ 2º As Diretorias enviam as propostas para avaliação por membros do Comitê Assessor de Extensão e Cultura e para avaliadores ad hoc.

 

Art. 14. Não é dado prosseguimento às ações para avaliação e aprovação final de propostas cujos servidores possuam pendências junto à PROEC.

 

Art. 15. A interrupção, o cancelamento ou a prorrogação de uma ação institucionalizada devem ser registrados no Sistema PRISMA, com as devidas justificativas, e sua comunicação deve ser enviada via e-mail à Diretoria de origem para análise.

 

CAPÍTULO III

DA CERTIFICAÇÃO DAS AÇÕES

 

Art. 16. Os certificados são emitidos conforme a natureza de vinculação ao evento, para os seguintes casos:

I - coordenador;

II - orientador;

III - bolsista;

IV - voluntário;

V - comissão organizadora;

VI - ouvinte;

VII - ministrante;

VIII - apresentador de trabalho.

 

Art. 17. Para as finalidades de certificação, os coordenadores das ações de Extensão e de Cultura devem adotar os seguintes procedimentos:

§ 1º Anexar o Formulário de Relatório Final e Pedido de Certificação ao Sistema PRISMA em formato de texto OpenDocument (.odt) ou Microsoft Word (.docx), em até 60 (sessenta) dias após o término da vigência da ação.

§ 2º Informar via e-mail à Diretoria de Extensão ou de Arte e Cultura sobre a anexação do Formulário de Relatório Final e Pedido de Certificação no Sistema PRISMA.

§ 3º O Formulário de Relatório Final e Pedido de Certificação está disponível no link https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/extensao-e-cultura/formularios

§ 4º Ações submetidas e aprovadas em editais específicos devem respeitar seus respectivos cronogramas.

 

Art. 18. As Diretorias de Extensão e de Arte Cultura têm até 7 (sete) dias para encaminhar o Relatório Final e Pedido de Certificação para a avaliação pelo Comitê Assessor de Extensão e Cultura e ad hoc.

 

Art. 19. É de 30 (trinta) dias o prazo para apreciação do Relatório Final e Pedido de Certificação pelo Comitê Assessor de Extensão e Cultura e ad hoc.

 

Art. 20. As Diretorias de Extensão e de Arte e Cultura têm até 7 (sete) dias para aprovação final do Relatório Final e Pedido de Certificação.

 

Art. 21. Os certificados são expedidos em até 60 (sessenta) dias após a aprovação do Relatório Final e Pedido de Certificação pela Diretoria de origem.

 

Art. 22. Os certificados emitidos são assinados pelo Pró-Reitor de Extensão e Cultura.

 

Art. 23. Para emissão de certificados aos participantes e/ou ministrantes vinculados às ações, os coordenadores devem:

§ 1º Incluir no Sistema PRISMA o Anexo I - solicitação de registro e emissão de certificado para participante de ações de extensão e de cultura, constante no Formulário de Relatório Final, em formato de texto .odt ou .docx, disponível em https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/extensao-e-cultura/formularios.

§ 2º Informar via e-mail à Diretoria de origem sobre a inclusão.

§ 3º As Diretorias de Extensão e de Arte e Cultura têm até 15 (quinze) dias para apreciação e avaliação da solicitação de emissão de certificados, para posterior comunicação ao interessado e encaminhamento para certificação.

 

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 24. Os casos omissos são resolvidos pela Pró-Reitoria de Extensão e Cultura.

 

Art. 25. Esta Instrução Normativa entra em vigor no dia 1º de setembro de 2021.

 

Documento Histórico

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