INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4/CCH/UFFS/2024

A Direção do Campus Chapecó da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), em conformidade com a RESOLUÇÃO Nº 7/CONSUNI/CAPGP/UFFS/2018 e as atribuições conferidas pela PORTARIA Nº 233/GR/UFFS/2018,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer as diretrizes e procedimentos para a realização de eventos no Campus Chapecó, Universidade Federal da Fronteira Sul.

Art. 2º O Setor de Eventos, vinculado à Assessoria de Gestão, Administração e Serviços na Coordenação Administrativa do Campus Chapecó, tem como finalidade o apoio técnico, assessoramento e empréstimo de materiais para a realização de eventos:

I. Eventos institucionais acadêmicos do Campus Chapecó: ensino, pesquisa, inovação, extensão e/ou cultura;

II. Eventos não institucionais: com relação direta com as atividades institucionais do Campus Chapecó.

§ 1º Para eventos não institucionais, é imprescindível a designação de um servidor da UFFS para a reserva de espaços dentro da instituição e para a solicitação do empréstimo de materiais.

§ 2º Para eventos não institucionais, será celebrado Termo de Cessão de Uso do espaço, atribuindo responsabilidades ao cessionário, o qual deverá manifestar por escrito a indicação do responsável que lhe representará e assumirá as atividades de realização que envolverão o(s) evento(s)

Art. 3º São locais passíveis de realização de eventos:

I. Auditórios;

II. Salas de aula;

III. Saguão do prédio da biblioteca;

IV. Espaço entre os blocos A e B.

V. Vias de circulação.

VI. Estacionamentos.

VII. Praça central e gramados.

Parágrafo único: A capacidade limite de cada auditório é: Auditório A - 136 pessoas sentadas; Auditório B - 167 pessoas sentadas; Auditório C - 300 pessoas sentadas; Auditório Bloco dos Professores - 92 pessoas sentadas;

Art. 4º A agenda de eventos deverá obedecer a seguinte ordem de prioridade:

I. Eventos Institucionais Acadêmicos com caráter de: ensino, pesquisa, inovação, extensão e/ou cultura;

II. Eventos não institucionais: que possuam relação direta com as atividades da instituição;

Art. 5º Compete ao Setor de Eventos:

I. Gerenciar a agenda de eventos do Campus;

II. Organizar a estrutura pré-existente no espaço reservado (instalar e montar equipamentos como caixas de som, microfones, projetores, mesas, cadeiras, mastro de bandeiras e púlpito) nos auditórios;

III. Coordenar ensaios e cerimônias de formatura durante o horário de trabalho dos servidores, observando a prática dos protocolos;

IV. Emprestar materiais para eventos, restrito a servidores e acadêmicos da instituição, mediante assinatura do termo de responsabilidade;

V. Operacionalizar mesas de som dos auditórios.

§ 1º O empréstimo está condicionado à disponibilidade do material solicitado.

§ 2º Para eventos que não ocorrem nos auditórios, a responsabilidade de operacionalizar os equipamentos é dos organizadores dos eventos, que devem seguir o tutorial de uso dos mesmos.

Art. 6º Compete ao Organizador do evento:

I. Formalizar o pedido de reserva de espaço (preenchimento completo do formulário: https://forms.gle/o2uFcLu86uTCzj7A7), com antecedência mínima de 15 (quinze) dias.

II. Respeitar a capacidade/limite de pessoas do espaço a ser realizado o evento, bem como o limite predial para não haver superlotação implicando em riscos a circulação, acessibilidade e evacuação;

III. Formalizar o pedido de empréstimo de bens necessários para o evento;

IV. Zelar pelos bens seguindo o protocolo de uso de cada equipamento e devolvê-los na integridade e funcionalidade da qual o recebeu;

V. Tratar com a empresa cessionária do Restaurante Universitário sobre as demandas de refeição, aquisição e a retirada prévia dos bilhetes para o almoço.

a) Para abertura excepcional do Restaurante Universitário em dias não letivos, o número mínimo de refeições confirmadas deverá ser de 80 pessoas.

VI. Zelar pela conservação do patrimônio público e o bom andamento das atividades no interior da Universidade, garantindo para que não ocorram interferências nas ações de caráter regular da Instituição

VII. Dar conhecimento à ASSINFR-CH e a ASSGAS-CH sobre a agenda de eventos para providências quanto a:

a) Garantir o fornecimento de água potável e o tratamento de efluentes, bem como o sobreaviso de manutenção elétrica em caso de quedas de energia ou parada de equipamentos dos quadros de comando elétricos da rede de média/baixa tensão.

b) Fornecer lixeiras nas cores e quantitativos necessários, de acordo com o tamanho do evento, bem como (se possível) uma fala do responsável pela gestão ambiental, conscientizando sobre a importância de separar os resíduos.

c) Monitorar os locais de carga/descarga e estacionamentos de ônibus e vans durante o evento.

VIII. Comunicar a Direção do Campus sobre as situações adversas.

Art. 7º O prazo de devolução de materiais emprestados é de 01 (um) dia útil após a realização do evento.

Parágrafo único: a devolução deve ser feita ao setor de eventos mediante o ateste de devolução do bem.

Art. 8º Danos aos bens durante o empréstimo, assim como a não devolução, são de responsabilidade do requerente e serão ressarcidos pelo mesmo à instituição conforme o disposto na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4/PROAD/UFFS/2012.

Art. 9º Cartazes, banners e materiais de divulgação poderão ser fixados somente nos murais disponíveis nos prédios, para evitar danos à estrutura física.

§ 1º Fica vedada a fixação de quaisquer materiais fora dos murais.

§ 2º Após o evento, o organizador deverá remover os materiais de divulgação dos murais.

Art. 10º Fica vedada a realização de coffee-break no interior do Auditório do Bloco C.

Art. 11º A UFFS não se responsabiliza por quaisquer danos materiais, pessoais ou patrimoniais decorrentes do descumprimento ou inobservância das normas institucionais, eximindo-se de quaisquer responsabilidades perante terceiros.

Art. 12º Os casos omissos serão resolvidos pela Coordenação Administrativa e a Direção do Campus Chapecó.

Art. 13º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.