INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 15/PROAD/UFFS/2014 (ALTERADA)

Dispõe sobre a previsão de demanda, aquisição, recebimento, conferência e aceitação dos materiais de consumo e permanente no âmbito da UFFS (REVISADA EM NOVEMBRO/2017). (ANTIGA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 16/PROAD/UFFS/2014)

O Pró-Reitor de Administração e Infraestrutura da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), no uso de suas atribuições legais que lhe confere a Portaria nº 427/GR/UFFS/2011 e Portaria nº 640/GR/UFFS/2011, e

CONSIDERANDO:

A necessidade de padronização dos procedimentos para a previsão de demanda, aquisição, recebimento, conferência e aceitação dos materiais adquiridos pela UFFS, bem como a observação das orientações contidas na Instrução Normativa SEDAP Nº 205, de 08/04/88;

A necessidade de garantir o recebimento adequado dos materiais de acordo com a Instrução Normativa supradita, demais normas legais e padrões adotados pela Superintendência de Gestão Patrimonial.

RESOLVE:

TÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Estabelecer os procedimentos a serem adotados pelos servidores para a previsão de demanda, aquisição, recebimento, conferência e aceitação dos materiais adquiridos pela UFFS.

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa considera-se:
I - Almoxarifado/Depósito: São os locais onde serão recebidos os materiais para conferência, armazenagem e posterior distribuição aos setores solicitantes mediante requisição;
II - Recebimento: é o ato pelo qual o material encomendado e entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados/depósito, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. O recebimento de material em
virtude de compra se divide em provisório e definitivo.
III - Recebimento provisório: ocorre no momento da entrega do material e não constitui sua aceitação.
IV - Recebimento definitivo: se dá com a aceitação do material, que deverá estar em conformidade com as especificações descritas no Termo de Referência do processo de compra.

TÍTULO II
DOS PROCEDIMENTOS PARA PREVISÃO DE DEMANDA E AQUISIÇÃO DE MATERIAL

Art. 3º A Superintendência de Gestão Patrimonial disponibilizará aos Almoxarifados dos Campi a lista com os itens institucionais para o preenchimento das demandas conforme o segmento temático da Agenda de Compras. Para os Materiais de Expediente, a lista padrão consta publicada na IN 26/PROAD/UFFS/2016. Os Agentes de Compras/Agentes de Subalmoxarifados (demandantes) deverão seguir os procedimentos abaixo:

a) Efetuar o levantamento das demandas de cada Campus. A inserção de itens não padronizados deverá ser justificada e acompanhada de pesquisa de preços;

b) O demandante do material deverá oficializar sua demanda através do preenchimento do Termo de Referência do segmento temático;

c) O Agente de Compras/Agente de Subalmoxarifado consolidará todas as demandas em um único Termo de Referência. Para os itens da Lista Padrão de Material de Expediente, o Departamento de Gestão de Materiais – DGMAT se responsabilizará pelos orçamentos. Para os demais materiais caberá a cada Campus a pesquisa de preço de 03(três) orçamentos. Após deverá encaminhar para ratificação do Diretor do Campus. Após concluídas estas etapas, enviará os documentos para o Departamento de Gestão de Materiais – DGMAT;

d) A Superintendência de Gestão Patrimonial será responsável pela atualização das listas padronizadas, quando for necessário.

e) Caso seja necessário a aquisição de material fora do período determinado para a Solicitação de Empenho, deverá o demandante justificar a necessidade, a Superintendência de Gestão Patrimonial antes de autorizar a compra verificará a existência de estoque nos Almoxarifados da Instituição;

f) O solicitante planejará o espaço necessário para armazenar os materiais adquiridos, uma vez que estes serão entregues pelo fornecedor diretamente no Campus de origem do pedido;

g) O solicitante deverá acompanhar os prazos de entrega dos materiais, entrar em contato com o fornecedor notificando o mesmo para regularizar pendências quando necessário.

TÍTULO III
DA ORGANIZAÇÃO PRÉVIA PARA O RECEBIMENTO

Art. 4º Caberá ao servidor responsável pelo recebimento, manter arquivo corrente com os documentos hábeis necessários para conferência (Termo de Referência e Nota de Empenho), bem como planejar os espaços necessários para descarga do material adquirido conforme cronograma.
§ 1º Os Termos de Referência dos Pregões, estão disponibilizados no sítio da Universidade para consulta e impressão.

TÍTULO IV
DA CONFERÊNCIA DOCUMENTAL

Art. 5º Ao receber uma nota fiscal referente a entrega de materiais, o servidor responsável pelo recebimento, deverá adotar os seguintes procedimentos:

a) Buscar a Nota de Empenho e o Termo de Referência, em arquivo corrente previamente organizado para a guarda dos documentos necessários ao recebimento;

b) Conferir os dados da Nota fiscal referentes à natureza da operação (venda, simples remessa, remessa para troca, entre outros) e CNPJ da Instituição.

c) Verificar se o CNPJ do Fornecedor que consta na Nota Fiscal é o mesmo apresentado na nota de empenho;

d) Verificar o campo VALOR TOTAL DA NOTA FISCAL e não Valor Total dos Produtos, se está exatamente igual ao empenho, quando este não for estimativo ou parcial;

e) Verificar se o local de entrega dos materiais está de acordo com o solicitado na Nota de Empenho;

f) Conferir se o frete está a cargo do emitente da Nota Fiscal;

g) Averiguar se conhecimento do frete é compatível com os dados da Nota Fiscal e a quantidade de volumes entregues;

h) Constatar se os itens da Nota Fiscal e do Termo de Referência são os mesmos.

TÍTULO V
DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO - DESCARGA

Art. 6º Conferido os dados acima, e estando de acordo com a nota de empenho, proceder fisicamente o recebimento provisório do material, seguindo os procedimentos abaixo:

a) Solicitar a descarga do(s) material(ais) em área previamente destinada a recepção e conferência dentro do almoxarifado/depósito, ou no local indicado e adequado no subalmoxarifado ou no setor destino;

b) Inspecionar o aspecto físico dos volumes e de seus conteúdos quanto à integridade e violação;

c) Em caso de constatação de avarias nas embalagens externas, que demonstrem
comprometimento da integridade dos produtos, informar a ocorrência no verso do documento de entrega, datar, assinar e devolver os volumes para o transportador, relatando de forma escrita os fatos para o fornecedor;

d) Carimbar e assinar o “conhecimento de carga” e a Nota Fiscal com o carimbo ''MATERIAL SUJEITO A CONFERÊNCIA'', somente após a conferência da quantidade de volumes e constatação da conformidade e integridade dos mesmos;

e) Identificar os volumes recebidos com as seguintes informações: nota de empenho, fornecedor e nota fiscal ou anexar cópia de documento que contenha tais informações.

TÍTULO VI
DO RECEBIMENTO PROVISÓRIO DO MATERIAL - CONFERÊNCIA FÍSICA

Art. 7º Após proceder o recebimento provisório do material, deve ser dado início a conferência física do mesmo, a qual definirá se os materiais serão aceitos definitivamente ou dependem de correções, conforme descrito abaixo:

a) Verificar a especificidade do material recebido;

b) Em caso de material que necessite de avaliação técnica, tramitar o processo para o fiscal designado, com o despacho solicitando sua presença para a devida avaliação, no prazo estipulado no termo de referência;

c) Para conferência dos itens, deverá ser observado se a quantidade na Nota Fiscal é igual a da nota de empenho, se as características físicas do material correspondem a descrição que consta no termo de referência, a marca e modelo que constam na nota de empenho;

I - É dever do fiscal de contrato observar o cumprimento dos prazos previstos e providenciar a conferência dos itens conforme termo de referência;

d) Em caso de divergências entre o Termo de Referência e o material entregue, o servidor responsável pela conferência do material, deverá preencher o formulário do Anexo I, e encaminhar via correspondência eletrônica com confirmação de leitura para o fornecedor, fiscais e agentes patrimoniais ou almoxarifado. Em caso do fornecedor não confirmar o recebimento encaminhar correspondência com AR.

TÍTULO VII
DO RECEBIMENTO DEFINITIVO - ACEITE DO (S) MATERIAL (IS)

Art. 8º Após cumpridas todas as etapas anteriores, proceder a finalização do processo de recebimento:

a) Receber do fiscal de contrato, o processo com todos os documentos produzidos: correspondências eletrônicas, ofícios, certificados de garantia e demais comunicações com o fornecedor, laudo técnico, com o ateste da nota fiscal e no caso de materiais permanentes indicação de destino, responsável e local;

b) Em caso de materiais de uso comum, em que os Agentes Patrimoniais e de Almoxarifado, figuram como fiscais, proceder o ateste da Nota Fiscal dos materiais entregues em conformidade;

c) Em caso de recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido no Art. 23, da Lei nº 8.666/93, o mesmo deverá ser efetuado por no mínimo 03 (três) servidores, sendo o fiscal, agente patrimonial/almoxarifado e gestor do contrato (conforme o disposto no Art. 15, § 8º, da Lei 8.666/93);

d) Com a Nota Fiscal atestada efetuar, se for o caso, a classificação contábil conforme Plano de Contas Nacional ou equivalente;

e) Anexar ao processo a Nota Fiscal classificada e encaminhar para o registro dos materiais.

TÍTULO VIII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 9º O disposto nesta Instrução Normativa deve ser observado em complemento ao contido na Instrução Normativa SEDAP Nº 205, de 08/04/88.

Art. 10º Os casos omissos serão apreciados pela Superintendência de Gestão Patrimonial.

Art. 11º A presente Instrução Normativa entrará em vigor nesta data, revogadas as disposições em contrário.

Documento Histórico

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