Apresentação

Apresentação:

O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina no artigo 18 que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal seja constituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.

Dessa forma, na Universidade Federal da Fronteira Sul foi criada através da Portaria nº 804/GR/UFFS/2017, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS, que foi substituída pela Portaria nº 1506/GR/UFFS/2021, sendo designados pela Portaria nº 3579/GR/UFFS/2024 os membros para compor a referida comissão, e pela Portaria nº 1505/GR/UFFS/2021 são normatizados os procedimentos internos para a destinação de documentos arquivísticos para eliminação no âmbito da UFFS.

Esta comissão compõe-se de um grupo multidisciplinar, formado por membros permanentes: arquivistas, historiadores, representantes jurídicos, secretários e membros variáveis (representantes dos setores em que a documentação será avaliada), o qual possui a responsabilidade de definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da instituição, visando a identificação daqueles destinados à guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Como funciona o processo para eliminação de documentos?

 A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução nº 40/CONARQ/2014.

Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos que, após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar, deverá ser submetida à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para autorização da eliminação.

Os órgãos e as entidades deverão, obrigatoriamente, encaminhar, por meio de correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas e rubricadas a fim de obter a autorização.

Após obter a autorização, os órgãos e entidades deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.

Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado.

Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada.

A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

A CPAD esclarece que a eliminação de documentos públicos sem critérios  é crime:

 

  • punível com reclusão de dois a seis anos e multa, conforme dispõe o artigo 305 do Código Penal Brasileiro (Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940);
  • ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991);
  • com pena de reclusão de um a três anos e multa, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar bem, arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial (Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998).

Assim, a eliminação de documentos públicos produzidos ou recebidos pela UFFS no desempenho de suas atividades, e com respaldo na legislação arquivística vigente ocorrerá somente depois de:

Fotografias do procedimento de eliminação e destinação dos documentos arquivísticos, conforme dispõe os artigos 13 e 14 da Portaria nº 1505/GR/UFFS/2021, podem ser conferidas na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS.

 

As solicitações de destinação de documentos para eliminação serão atendidas conforme as instruções disponibilizadas no item 5 da seção “Assessoria Técnica” da página do Departamento de Gestão Documental. A CPAD coloca-se à disposição para esclarecer eventuais dúvidas ou informações adicionais a respeito dos procedimentos para eliminação através do e-mail: cpad@uffs.edu.br ou pelo telefone (49) 2049-3194 ou 2049-3195.