A Universidade Federal da Fronteira Sul prepara-se para implantar em seus processos  administrativos um novo sistema integrado que abrange vários serviços, como sistema de protocolo e construção de documentos e geração de relatórios. Estão à frente do processo de implantação do Sistema Integrado de Gestão (SIG) servidores da Secretaria Especial de Tecnologia da Informação (SETI) e da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN), com a colaboração de integrantes de outros setores da Instituição.

Módulo de capacitação reuniu cerca de 70 servidores dos seis campi da UFFS e da Reitoria, nos dias 27 e 28 de novembro

A equipe de implantação está organizando uma série de capacitações com os servidores da UFFS para a utilização do novo Sistema. O primeiro módulo ocorreu nos dias 27 e 28 de novembro, no Campus Chapecó, com a participação de cerca de 70 servidores de equipes de suporte e protocolistas dos seis campi da UFFS e da Reitoria. Para a primeira quinzena do mês de dezembro, está prevista uma rodada de capacitações presenciais com os usuários do novo sistema nos campi da UFFS.

A equipe de Gestão da Implantação e Sustentação de Sistemas SIG – UFRN na UFFS foi designada pela Portaria nº 1140/GR/UFFS/2019.

A seguir acompanhe as informações prestadas pela equipe de implantação sobre o SIG que estará em funcionamento a partir do primeiro dia de 2020. 

No que consiste o Sistema Integrado de Gestão?

É um sistema integrado robusto que contempla, além do sistema de protocolo e alguns sistemas auxiliares, uma completa gama de módulos fundamentais que operam de forma integrada, facilitando a construção de documentos e geração de relatórios, constituindo uma base muito mais ampla, com maior detalhamento e relacionamento de dados. Esse sistema, no futuro, proporcionará uma gestão por indicadores e processos muito mais apurada, permitindo maior transparência ao atender os mais diversos segmentos da comunidade acadêmica. Contudo, a maior mudança estará na troca de paradigma quanto ao formato de provimento de soluções de Tecnologia da Informação (TI) para a comunidade acadêmica, migrando de uma filosofia de desenvolvimento interno das soluções que a Universidade demandava, para uma filosofia na qual o provimento das soluções vem de uma rede de universidades federais, com soluções construídas no decorrer dos últimos 15 anos, no formato colaborativo, compartilhando soluções e enfrentando de forma conjunta os desafios.

Alguns aspectos de sua funcionalidade?

É constituído por três grandes módulos: SIGRH (módulo de gestão de pessoas) SIGAA (módulo de gestão acadêmica) e SIPAC (módulo de gestão orçamentária e administrativa incluindo protocolo - mesa virtual), e sistemas auxiliares, chamados orbitais, que possibilitam a informatização de atividades que convivem com a comunidade acadêmica, tais como: gestão de eventos, controle de eleições, produção acadêmica, compartilhamento de carona, reuso de materiais, gerenciamento de RU, dentre outros.

Quem trabalhou na construção do Sistema?

Desenvolvido e mantido inicialmente pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e iniciado em 2004. Entre 2009 e 2012, os sistemas foram crescendo em funcionalidades e, durante esses quatro anos, passaram a ser cedidos via cessão de uso para outros órgãos federais e estaduais. O formato de cessão foi sendo aprimorado e, em 2013, foram criadas as redes Ciclo (formada por órgãos federais não educacionais) e IFES (formada por universidades federais), que passaram a funcionar como rede de cooperação na qual os órgãos filiados contribuem financeiramente para evolução e sustentação dos sistemas. Em 2018, o formato de negócio evoluiu para uma rede de cooperação das equipes técnicas, passando a ter desenvolvimento e evolução dos sistemas de forma descentralizada, de acordo com a necessidade das instituições cooperadas, centralizando na UFRN a coordenação da consolidação de todas as evoluções que as cooperadas considerarem relevantes para o produto de referência. 

Para adotar o termo de cooperação e ingressar na Rede IFES, o processo de estudo e implantação na UFFS foi coordenado por uma equipe gestora designada em portaria. Esta equipe coordena, a partir de agosto de 2018, os estudos, os planejamentos e as implementações que serão necessárias para que cada módulo possa ser implantado, vindo a informatizar algum processo atual não informatizado ou substituir um sistema interno. Para tais projetos, estão sendo feitas interações com as unidades e usuários envolvidos, utilizando modernas técnicas de gestão de projetos e implantação de sistemas.

Que ferramentas foram utilizadas?

Ferramentas de comunicação a distância, técnicas Pmbook, Metodologia ASAP, mecanismos de suporte da UFRN.

Quem poderá acessar?

Gradualmente o acesso será disponibilizado para integrantes da comunidade acadêmica da UFFS e usuários externos (fornecedores, por exemplo) e também para a comunidade regional, pois há diversos portais públicos para acesso às informações.

O que a implantação do Sistema representará para a vida institucional da UFFS?

Três grandes marcos podem ser destacados:

1º - Será um divisor de águas para o processo eletrônico. Saltaremos de 20% para 95 % de produção de novos processos e documentos já no formato eletrônico, o que proporcionará celeridade, ganhos econômicos e qualidade dos serviços;

2º - Será incorporado aos diversos módulos o planejamento e a execução orçamentária;

3º – A UFFS estará, definitivamente, descolando dos pequenos sistemas em diferentes linguagens e ciclos de maturidade, tendo praticamente tudo consolidado em um único sistema, diminuindo os ajustes de integração de dados. Isso gera maior estabilidade e confiabilidade nos resultados operacionais.


Quando estará em funcionamento?

O sistema será implantado gradualmente, iniciando-se no primeiro dia de 2020 pelos módulos SIPAC-Mesa Virtual (protocolo e gestão documental) e alguns módulos de RH (administração de pessoal e férias). Projeta-se, para os anos de 2020 e 2021, enormes desafios, momentos muito críticos, mas especialmente muitos frutos, advindos da implantação dos principais módulos que irão operacionalizar as áreas fins e meio da instituição, tratando e produzindo informações estruturantes, integradas e únicas, proporcionando agilidade e racionalidade aos processos da UFFS.
Essas mudanças irão impactar na vida de cerca de 1500 servidores, 10 mil alunos, centenas de fornecedores e centenas de terceirizados. Complexidade aumentada pela existência de mais de 500 tipos de processos, de 110 módulos de sistema em 242 unidades de negócio (setores), acrescido da distribuição geográfica em três estados e em cidades distantes entre si. Consideramos então, dois anos e seis meses de intensa implantação de módulos que interferem diretamente em toda a comunidade e mais dois anos com implantação de módulos periféricos e consolidação dos processos de uma forma que a universidade possa dar um grande passo em qualidade em todos os sentidos, principalmente na melhoria dos seus processos, dos seus controles e da oferta de informação certa, ou seja, exata e no momento certo.