A Universidade Federal da Fronteira Sul está realizando levantamento, em todas as unidades da Instituição, do acervo documental produzido e acumulado desde sua criação.

A atividade visa atender o Plano de Transformação Digital da UFFS, o qual pretende direcionar a UFFS para a eficiência, confiabilidade e transparência, centrando os seus serviços aos cidadãos e incorporando a inteligência dos negócios em seus processos.

O levantamento é uma das metas do Plano de Transformação Digital (PTD) da UFFS. O PTD deve ser realizado por toda a Instituição e prevê que o trabalho de levantamento seja realizado até o final de 2021.

Conforme o Departamento de Gestão Documental (DGDOC), os documentos são resultado de toda produção desde a criação da instituição. O Departamento estima que, com a conclusão do levantamento, serão levantados cerca de 3.500 metros lineares de documentos, sendo grande parte de tempo de guarda extenso, mais de 50 anos, ou permanente, pelo valor probatório e histórico que possuem.

Conforme Cinara Reis Flores, da DGDOC, “é importante para o mundo digital que estamos vivendo que estes documentos possam estar acessíveis de forma mais rápida e eficiente possível. Para isso, a UFFS precisa ter informações sobre onde estão e qual o quantitativo de documentos já produzimos ao longo dos anos”.

O Plano de Transformação Digital (PDT) faz parte da Estratégia de Governo Digital para o período de 2020 a 2022, instituída pelo Decreto Nº 10.332, de 28 de abril de 2020. No seu Art. 3º, Inciso I, estabelece aos órgãos e às entidades a elaboração do plano, contendo minimamente as ações de transformação digital dos serviços, a unificação de canais digitais e a interoperabilidade de sistemas.