Assessoria Técnica

1. SOLICITAÇÃO DE ASSISTÊNCIA PARA A ORGANIZAÇÃO E ENCAMINHAMENTO PARA GUARDA DE ARQUIVOS SETORIAIS

O Departamento de Gestão Documental (DGDOC) presta orientações às unidades acadêmicas e administrativas na organização dos documentos correntes e intermediários, aqueles que ainda encontram-se sob a guarda dos setores que os produziram e/ou acumularam.

Para solicitar orientações na organização e/ou transferência destes arquivos para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, encaminhe uma mensagem de correio eletrônico para o endereço: arquivointermediario@uffs.edu.br.

OBS: Antes de proceder o encaminhamento de caixas com documentos para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, os setores devem, obrigatoriamente, fazer o contato através de mensagem de correio eletrônico para o endereço acima, indicando a necessidade de transferência ou recolhimento de documentos (especificando a quantidade de caixas, se destina-se ao Arquivo Intermediário ou Arquivo Permanente, se além de documentos avulsos, serão encaminhados também processos administrativos etc.). Desta forma, conseguimos organizar os atendimentos de acordo com a nossa capacidade de pessoal e distribuição de atividades internas.

Ao recebermos a mensagem de correio eletrônico com a solicitação, analisaremos o pedido, e responderemos a mensagem com as informações necessárias a serem observadas para o encaminhamento da documentação, e indicando a data/período em que será possível efetivar o recebimento da documentação do setor solicitante nas salas administrativas do Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó (Salas 210, 211 e 212 do Prédio da Biblioteca).

O atendimento à solicitação acontecerá de acordo com a fila de espera, respeitando-se a complexidade da assistência requerida e a demanda de setores que já solicitaram assistência, conforme a ordem de recebimento das mensagens no endereço eletrônico do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI.

2. TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO INTERMEDIÁRIO DA REITORIA E CAMPUS CHAPECÓ

A transferência de documentos para o Arquivo Intermediário da Reitoria e Campus Chapecó, ocorre em observância à Instrução Normativa nº 9/SETI/UFFS/2020, e mediante o preenchimento da Relação de Transferência de Documentos ao Arquivo, disponibilizado como modelo na opção "Cadastrar Documento" no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC.

Orientações para o preenchimento da Relação de Transferência constam no Manual Procedimentos para transferência de documentos para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó por meio do Módulo Protocolo: Mesa Virtual.

A Relação de Transferência deve ser encaminhada para o Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI (Assunto - 061.522 Transferência) e as caixas com a documentação devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - salas 212 e 211 - segundo andar do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

No caso de, além de documentos avulsos, haver também processos administrativos não digitais, produzidos até dezembro de 2019, para encaminhamento ao Arquivo, estes devem ser tramitados pelo SGPD para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, antes do envio das caixas para o Departamento de Gestão Documental.

Para o encaminhamento das caixas até o SEAI/DGDOC, além dos procedimentos acima, orientamos que:

• as caixas sejam lacradas com fita adesiva para não se abrirem durante o transporte;
• as caixas sejam identificadas para serem entregues no DGDOC (Salas 212 e 211 - Segundo andar - Prédio Biblioteca);
• Unidades da Reitoria, devem realizar o agendamento do transporte das caixas pelos terceirizados junto ao Serviço Especial de Distribuição e Controle - SEDIC. As Unidades vinculadas ao Campus Chapecó devem solicitar o transporte das caixas junto à Assessoria de Logística e Suprimentos - ASSLOS-CH;
• seja comunicado ao SEAI pelo e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br, o dia que as caixas serão entregues nas Salas 212 e 211. Mais informações podem ser obtidas nesse endereço de e-mail ou pelo telefone (49) 2049-3196.

Na seção Acervo Arquivístico, constam informações sobre a documentação mantida no Arquivo Intermediário, bem como orientações para o empréstimo e consulta de documentos transferidos pelas unidades da UFFS.

3. RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO PERMANENTE DA REITORIA E CAMPUS CHAPECÓ

O recolhimento de documentos para o Arquivo Permanente da Reitoria e Campus Chapecó ocorre em observância à Instrução Normativa nº 10/SETI/UFFS/2020 e mediante o preenchimento da Relação de Recolhimento de Documentos ao Arquivo, disponibilizada como modelo na opção "Cadastrar Documento" no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC.

Orientações para o preenchimento da Relação de Recolhimento constam no Manual Procedimentos para recolhimento de documentos para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó por meio do Módulo Protocolo: Mesa Virtual.

A Relação de Recolhimento deve ser encaminhada para o Serviço de Arquivo Permanente - SEAP (Assunto - 061.523 Recolhimento) e as caixas com a documentação devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - salas 212, 211, 210 - segundo andar do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

No caso de, além de documentos avulsos, haver também processos administrativos não digitais, produzidos até dezembro de 2019, para encaminhamento ao Arquivo, estes devem ser tramitados pelo SGPD para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Permanente - SEAP, antes do envio das caixas para o Departamento de Gestão Documental.

Para o encaminhamento das caixas até o SEAP/DGDOC, além dos procedimentos acima, orientamos que:

• as caixas sejam lacradas com fita adesiva para não se abrirem durante o transporte;
• as caixas sejam identificadas para serem entregues no DGDOC (Salas 212/211/210 - Segundo andar - Prédio Biblioteca);
• Unidades da Reitoria, devem realizar o agendamento do transporte das caixas pelos terceirizados junto ao Serviço Especial de Distribuição e Controle - SEDIC. As Unidades vinculadas ao Campus Chapecó devem solicitar o transporte das caixas junto à Assessoria de Logística e Suprimentos - ASSLOS-CH;
• seja comunicado ao SEAP pelo e-mail arquivopermanente@uffs.edu.br, o dia que as caixas serão entregues nas Salas 212/211. Mais informações podem ser obtidas nesse endereço de e-mail ou pelo telefone (49) 2049-3195.

Na seção Acervo Arquivístico, constam informações sobre a documentação mantida no Arquivo Permanente, bem como orientações para a consulta de documentos permanentes recolhidos das unidades da UFFS.

4. ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS E TRAMITADOS EM SISTEMA INFORMATIZADO PARA O ARQUIVO

O encaminhamento de documentos digitalizados para tramitar no Sistema Eletrônico de Informações - SEI ou no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, deve ser solicitado quando a unidade administrativa ou acadêmica da Reitoria ou Campus Chapecó possuir, no mínimo, uma caixa arquivo preenchida com documentos originais/analógicos (em suporte papel).

Os modelos de listagem de transferência para documentos digitalizados e tramitados no SEI ou no SIPAC e os modelos de etiqueta para as caixas arquivo, estão disponibilizados na seção "Modelos para organizar documentos".

Lembramos que os documentos originais que forem digitalizados para tramitação no SEI, devem ser arquivados em caixa arquivo distinta das que acondicionam os documentos digitalizados para o SIPAC - Módulo Protocolo: Mesa Virtual.

A solicitação de encaminhamento deve ser formalizada na Relação de Transferência de Documentos Digitalizados, disponibilizada como modelo na opção "Cadastrar Documento" no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC,  e deve ser encaminhada para o Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI (Assunto - 061.522 Transferência), sendo que as caixas com a documentação devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - salas 212/211 - segundo andar do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

Orientações para o preenchimento da Relação de Transferência de documentos digitalizados constam no Manual Procedimentos para transferência de documentos digitalizados para guarda no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó por meio do Módulo Protocolo: Mesa Virtual.

Para o encaminhamento das caixas até o SEAI/DGDOC, além dos procedimentos acima, orientamos que:

• as caixas sejam lacradas com fita adesiva para não se abrirem durante o transporte;
• as caixas sejam identificadas para serem entregues no DGDOC (Salas 212/211 - Segundo andar - Prédio Biblioteca);
• Unidades da Reitoria, devem realizar o agendamento do transporte das caixas pelos terceirizados junto ao Serviço Especial de Distribuição e Controle - SEDIC. As Unidades vinculadas ao Campus Chapecó devem solicitar o transporte das caixas junto à Assessoria de Logística e Suprimentos - ASSLOS-CH;
• seja comunicado ao SEAI pelo e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br, o dia que as caixas serão entregues nas Salas 212/211. Mais informações podem ser obtidas nesse endereço de e-mail ou pelo telefone (49) 2049-3196.

5. SOLICITAÇÃO DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS PARA ELIMINAÇÃO

6. SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE TIPO DE DOCUMENTO E TIPO DE PROCESSO NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS

As solicitações  de criação de nomes de tipos de documentos e tipos de processos a constarem no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, à exceção dos formulários FXXX que são administrados pelo EPROCESSOS, são gerenciadas pelo DGDOC, devendo ser formalizadas por mensagem de correio eletrônico. 

Para requisitar a criação de um novo tipo de documento ou tipo de processo na listagem disponível para cadastro de documentos ou processos no sistema, encaminhe a solicitação para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br. Assim que o novo tipo de documento ou tipo de processo tiver sido criado, retornaremos a mensagem do solicitante, informando que o mesmo está disponível para utilização.

Os tipos de documentos disponíveis até o momento para utilização no Módulo Protocolo: Mesa Virtual podem ser conferidos na Lista de tipos de documentos e os tipos de processos disponíveis podem ser conferidos na Lista de tipos de processos do Módulo Protocolo: Mesa Virtual. 

7. SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE DADOS DE CADASTRO DE PROCESSOS NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS

A alteração de dados de cadastro em processos administrativos do Mesa Virtual, pode ser realizada pelos próprios servidores das unidades, desde que estejam na unidade do servidor que for realizar a operação. Para isso, seguir as etapas do Tutorial para alterar dados de processos administrativos no Módulo Protocolo: Mesa Virtual.

Os dados identificadores dos processos possíveis de serem alterados/adequados, caso tenham sido preenchidos equivocadamente ou deixados de serem preenchidos são: Tipo de Processo, Assunto do Processo, Assunto Detalhado, Observação e Interessado. 

As solicitações de alteração de dados de cadastro de processos administrativos que já tramitaram no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, ou que não se enquadrem na situação acima, ocorrem através da formalização da solicitação por mensagem de correio eletrônico.

Para requisitar a alteração ou preenchimento desses dados, encaminhe a solicitação para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br. 

8. SOLICITAÇÃO DE ORIENTAÇÃO NA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS

O preenchimento do campo "Classificação Conarq", deve seguir os descritores do Código de Classificação de Documentos da UFFS. Em caso de necessidade de orientação na identificação do código adequado para o assunto do documento que está sendo cadastrado, encaminhe mensagem para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br. 

Adicionalmente à utilização do Código de Classificação de Documentos da UFFS, recomendamos a consulta ao:

Índice da Estrutura do Código de Classificação de Documentos da UFFS;

Tabela de Equivalência dos assuntos relativos às atividades-meio do Código de Classificação de Documentos da UFFS; e

Manual Procedimentos básicos para utilização dos campos Tipo de Documento, Tipo de Processo e Assuntos de Documentos e Processos no Mesa Virtual

9. EMPRÉSTIMO E CONSULTA DE DOCUMENTOS ACONDICIONADOS NO ARQUIVO DA REITORIA E CAMPUS CHAPECÓ

O empréstimo  e a consulta de documentos acondicionados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó (Sala 202 - Prédio da Biblioteca) ocorre em observância à Instrução Normativa nº 11/SETI/UFFS/2020, e devem ser solicitas pelos endereços: arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br.

Solicitações de documentos ou processos que foram produzidos até 31/12/2019, e que não tenham sido enviados pelo SGPD para arquivamento no DGDOC, o setor que solicitar o empréstimo deve providenciar o envio do documento/processo para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, para que o encaminhamento seja realizado fisicamente (pelo malote) e eletronicamente (pelo SGPD). Mais orientações podem ser obtidas através de contato pelo endereço: arquivointermediario@uffs.edu.br ou pelo telefone (49) 2049-3196.

A consulta presencial de documentos acondicionados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, pode ser agendada nos endereços de correio eletrônico: arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br. O solicitante/pesquisador será atendido nas Salas 212, 211 ou 210, no segundo andar do prédio da Biblioteca no Campus Chapecó, mediante agendamento prévio.