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O Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI) é responsável, entre outras atividades, por assessorar o Departamento de Gestão Documental no desenvolvimento das atividades voltadas aos arquivos correntes e intermediários, as quais possibilitarão a atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS (CPAD/UFFS), para aprovar a eliminação dos documentos destituídos de valor secundário e a preservação dos documentos com valor histórico, probatório e informativo.
Objetivos do SEAI:
- controlar o fluxo de solicitação para a organização dos arquivos correntes e intermediários;
- controlar a transferência de documentos para organização ou acondicionamento no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
- realizar visitas técnicas aos setores para diagnosticar a situação dos arquivos correntes e intermediários;
- providenciar a organização e acondicionamento dos documentos correntes/intermediários transferidos ao Arquivo, de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS;
- elaborar Índices/Guias para consulta dos documentos de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS;
- atender e controlar o empréstimo de documentos arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
- monitorar os prazos de guarda dos documentos que encontram-se na fase intermediária, de modo a serem destinados à eliminação ou guarda permanente;
- consultar o Arquivo Nacional em assuntos relacionados à temporalidade e destinação de documentos (eliminação ou guarda permanente);
- controlar o recebimento e a destinação de documentos acondicionados no Arquivo;
- controlar o acondicionamento e o acesso aos documentos custodiados no Arquivo Intermediário;
Serviço de Arquivo Permanente
O Serviço de Arquivo Permanente (SEAP) é responsável, entre outras atividades, por assessorar o Departamento de Gestão Documental na guarda, preservação, acesso e difusão de documentos, que na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS são considerados como sendo de guarda permanente.
Objetivos do SEAP:
- controlar o recebimento, a organização, ordenação e acondicionamento dos documentos/processos das Pró-Reitorias/Secretarias Especiais encaminhados para guarda definitiva no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
- elaborar e controlar o recebimento das Relações de Recolhimento de Documentos/Processos ao Arquivo Permanente;
- elaborar instrumentos de pesquisa (guias, inventários, catálogos) para consulta dos documentos/processos permanentes arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
- providenciar a digitalização de documentos para facilitar o acesso e diminuir o manuseio dos originais em suporte papel, e para disponibilizar na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS;
- administrar a Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS, bem como a descrição/difusão de documentos de caráter permanente, possibilitando a consulta dos objetos digitais por usuários internos e externos à UFFS;
- controlar o acondicionamento e a conservação dos documentos/processos permanentes custodiados pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
- realizar procedimentos de conservação preventiva nos documentos, como higienização, preparação de invólucros, migração de suporte etc;
- prestar atendimento aos usuários internos e externos, quanto ao acesso às informações existentes no acervo permanente, mantendo o controle da consulta da documentação;
- controlar o atendimento de vistorias (monitoramento de extintores, limpeza, condições do mobiliário e equipamentos) no Arquivo Permanente;