Serviço de Arquivo Permanente (SEAP)

Serviço de Arquivo Permanente

O Serviço de Arquivo Permanente (SEAP) é responsável, entre outras atividades, por assessorar o Departamento de Gestão Documental na guarda, preservação,  acesso e difusão de documentos, que na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS são considerados como sendo de guarda permanente.

Objetivos do SEAP:

• controlar o recebimento, a organização, ordenação e acondicionamento dos documentos/processos das Pró-Reitorias/Secretarias Especiais encaminhados para guarda definitiva no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
• elaborar e controlar o recebimento das Relações de Recolhimento de Documentos/Processos ao Arquivo Permanente;
• elaborar instrumentos de pesquisa (guias, inventários, catálogos) para consulta dos documentos/processos permanentes arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
• providenciar a digitalização de documentos para facilitar o acesso e diminuir o manuseio dos originais em suporte papel, e para disponibilizar na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS;
• administrar a Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS, bem como a descrição/difusão de documentos de caráter permanente, possibilitando a consulta dos objetos digitais por usuários internos e externos à UFFS;
• controlar o acondicionamento e a conservação dos documentos/processos permanentes custodiados pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó;
• realizar procedimentos de conservação preventiva nos documentos, como higienização, preparação de invólucros, migração de suporte etc;
• prestar atendimento aos usuários internos e externos, quanto ao acesso às informações existentes no acervo permanente, mantendo o controle da consulta da documentação;
• controlar o atendimento de vistorias (monitoramento de extintores, limpeza, condições do mobiliário e equipamentos) no Arquivo Permanente;