INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 9/PROPLAN/UFFS/2016 (ALTERADA, REVOGADA)

O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO, EM EXERCÍCIO, no uso de suas atribuições legais, considerando contrato celebrado entre a Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) e a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), que dispõe sobre os critérios para postagem e remessa de correspondências;

RESOLVE:

 

Art. 1º  Atribuir aos setores da UFFS que utilizam os serviços de correios oferecidos pela ECT, a responsabilidade de controlar as modalidades de postagem, optando sempre pelo serviço alternativo ou menos oneroso, asseguradas a segurança e os prazos de entrega.

 

Art. 2º  As unidades administrativas autorizadas a realizar expedição de correspondências via correios receberão um número de cartão de postagem e senha de acesso ao sistema SIGEP WEB.

 

Art. 3º  Para efeito desta Instrução Normativa, consideram-se os seguintes tipos de serviços e os procedimentos de utilização:

I -  Carta comercial simples é o serviço de envio de documentos, com peso máximo de 500 g (quinhentos gramas), utilizado exclusivamente para a remessa de documentos e correspondências que não necessitem de procedimentos especiais de celeridade ou comprovação da remessa, entrega ou recebimento;

II -  Carta comercial registrada é o serviço de envio não urgente de documentos com peso máximo de 500 g (quinhentos gramas), utilizado exclusivamente nos casos em que não haja o requisito de celeridade na tramitação do documento ou correspondência, mas que por sua natureza ou necessidade legal, para atestar a data do recebimento, bem como da remessa e entrega, seja necessário que a correspondência transite pelo correio;

III -  Telegrama é o serviço que permite encaminhamento de mensagens urgentes em âmbito nacional e internacional, que será cadastrado no SIGEP WEB pelos setores autorizados;

IV -  Encomenda PAC é o serviço de encomenda de uso preferencial na UFFS, da linha econômica da ECT para o envio exclusivo de encomendas/mercadorias com pacotes com peso superior a 500 g (quinhentos gramas) e com limite de 30 kg (trinta quilos), que não demanda de urgência, com garantia de entrega de 3 (três) a 8 (oito) dias úteis entre capitais;

V -  Encomenda SEDEX é o serviço de encomenda da linha expressa para o envio de documentos ou encomendas utilizado exclusivamente para remessas consideradas urgentes, que requeiram, por seu trato ou solução, maior celeridade do que a tramitação rotineira, ou ainda, que devam ser examinadas ou decididas com absoluta prioridade em relação aos demais;

Parágrafo único. A utilização do serviço de Aviso de Recebimento (AR) como adicional aos demais serviços fica restrita aos casos de exigência legal em que haja necessidade de comprovante de recebimento e ao trânsito de documentos de grande importância, definidos como aqueles que, em caso de extravio, possam causar um grande prejuízo, principalmente pela impossibilidade de substituição.

 

Art. 4º  O serviço de LOGÍSTICA REVERSA será utilizado para casos de devolução de encomendas as quais sejam de interesse da UFFS.

Parágrafo único. Quando for necessário o uso deste, solicitar pelo e-mail protocolo.reitoria@uffs.edu.br com os dados previstos no Anexo I.

 

Art. 5º  O Serviço de Expedição e Protocolo (SEP) da reitoria e os protocolos dos campi não se responsabilizam pelos casos de extravio, violação ou danos a correspondências particulares.

§ 1º  As correspondências de caráter particular deverão contemplar, preferencialmente, a aquisição de livros e ou materiais didáticos para aprimoramento de conhecimentos e não poderão ultrapassar o peso máximo de 5 kg (cinco quilos), nem possuir medidas de comprimento, altura e largura superior a 30 cm (trinta centímetros).

§ 2º  As encomendas e/ou correspondências particulares recebidas pelos SEPs devem ser retiradas pessoalmente pelo destinatário.

§ 3º  É vedado o encaminhamento de correspondências e/ou encomendas particulares por malote a qualquer unidade.

§ 4º  Nos casos em que o destinatário seja desconhecido, não integre o quadro de servidores da UFFS, tenha sido redistribuído ou removido, a correspondência ou encomenda será devolvida à empresa de Correios e/ou transportadora com as devidas informações sobre o motivo da devolução.

§ 5º  Correspondências e/ou encomendas que contemplem materiais ilícitos, armas, bebidas alcoólicas, objetos perfurantes/cortantes, substâncias tóxicas ou que não atendam às especificações do §1º deste artigo não serão recebidos pelo SEP da Reitoria e pelos protocolos dos campi.

 

Art. 6º  Os setores da UFFS que não utilizam o sistema SIGEP e necessitam dos serviços dos Correios sob interesse da Universidade, deverão entregar as correspondências nos respectivos SEPs acompanhadas da Guia de Remessa de Correspondências e Volumes (Anexo II), atendendo os seguintes critérios:

I -  Estar autorizada e devidamente assinada pela chefia imediata;

II -  Estar preenchida integralmente e de forma legível (preferencialmente em programa editável) com justificativa e conteúdo, detalhando o serviço solicitado e contendo o nome e endereço completo do destinatário;

III -  Os documentos deverão ser encaminhados em um envelope em branco devidamente fechado com cola, para que a etiqueta com o endereço seja inserida pelos SEPs no sistema SIGEP dos correios.

 

Art. 7º  É de responsabilidade dos SEPs e das unidades administrativas autorizadas que expedem correspondências via SIGEP, a utilização, o controle, a guarda e o envio das guias de remessa de correspondências e volumes, das Pré-listas de Postagem (PLP) e dos comprovantes dos correios, bem como a guarda, arquivamento e o preenchimento das listagens para eliminação dos ARs devolvidos pelos correios e assinados pelo recebedor das correspondências enviadas.

 

Art. 8º  Cabe aos SEPs dos campi enviar ao SEP-Reitoria no início de cada mês subsequente, as cópias das PLPs geradas pelo sistema SIGEP, a remessa mensal dos extratos individuais dos correios com as respectivas guias de remessa para a conferência da fatura mensal.

Parágrafo único. O documento deve ser cadastrado no SGPD, conforme orientações no Anexo III.

 

Art. 9º  Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.