INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3/DCS/UFFS/2011 (REVOGADA)

Estabelece orientações e procedimentos para a impressão de materiais de divulgação da UFFS.

O Diretor de Comunicação da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), no uso de suas atribuições, considerando a estrutura multicampi e a necessidade de divulgação, por meio de materiais impressos, de cursos, eventos e projetos, revoga a Normativa 002/COMUNICAÇÃO/2011 e 

ORIENTA: 

Art. 1 – Os materiais impressos de divulgação de cursos, eventos e projetos da UFFS são encaminhados para impressão pela Diretoria de Comunicação que zelará pela qualidade do material e a utilização correta da marca da UFFS. O envio para a gráfica levará em conta os processos licitatórios e a disponibilidade existente na instituição. Os materiais terão o seguinte fluxo:
I – Os materiais de divulgação chegarão finalizados para a Diretoria de Comunicação, por e-mail (com o texto completo, o design gráfico criado e a devida revisão textual. A Diretoria de Comunicação não fará modificações no material). Uma amostra será impressa e juntada ao processo físico, que também conterá o Formulário de Pedido de Material Impresso (Anexo I) devidamente preenchido e assinado pelo solicitante, pelo Diretor do Campus, Pró-Reitor ou Coordenador de Unidade (a autorização da segunda instância será de acordo com o pedido. Ex.: Projetos de Extensão precisam ser autorizados pelo Pró-Reitor de Extensão). Caso o preenchimento venha incorreto ou com a assinatura inadequada, o processo retornará à origem para correção.

Parágrafo primeiro: A solicitação de material e a prova final do mesmo devem ser encaminhados 30 dias antes do início previsto para a divulgação.

Parágrafo segundo: A Diretoria de Comunicação fará a avaliação do uso da marca da UFFS e a aprovação do material ocorrerá em até dois dias úteis, a contar do recebimento do processo físico.

Parágrafo terceiro: O pedido aprovado pela Diretoria de Comunicação seguirá para a aprovação e pedido de empenho da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura e empenho na Pró-Reitoria de Planejamento, respeitando o tempo necessário para aprovação e empenho.

Parágrafo quarto: Com o pedido de empenho aprovado, o material será enviado para a gráfica.
II – Caso o uso da marca esteja incorreto, o processo será devolvido ao solicitante com a devida orientação. Após a chegada do material corrigido por meio físico e por e-mail, a Diretoria de Comunicação terá prazo de mais dois dias úteis para aprovação.
III – Depois da aprovação, a Diretoria de Comunicação encaminhará o material para a Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura, que fará o controle do saldo restante de cada item licitado, além da autorização do empenho do item. Se o item solicitado ainda possui unidades a serem impressas, a Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura autoriza o empenho daquela quantidade de material e repassa a liberação à Diretoria de Comunicação.
IV – Somente com o empenho já realizado e devidamente informado, a Diretoria de Comunicação encaminha o material à gráfica. Para que o material não seja entregue tardiamente, é necessário que o solicitante também observe o prazo de entrega da gráfica à Diretoria de Comunicação (disponível em arquivo do Expresso) e o tempo de envio ao campus.
V – O solicitante receberá por e-mail o aviso de chegada do material na Diretoria de Comunicação e deverá providenciar a retirada do mesmo. O material será encaminhado para o solicitante com uma ficha de recebimento de materiais. O solicitante deverá preenchê-la e devolvê-la à Diretoria de Comunicação.
VI – Quando chegar à Diretoria de Comunicação a ficha de recebimento de materiais devidamente preenchida, esta será anexada ao processo. Desta forma, quando chegar a Nota Fiscal, a Diretoria de Comunicação será responsável por atestá-la.

Art. 2 – Para que não haja diferença entre os materiais produzidos e os licitados pela instituição, a Diretoria de Comunicação manterá um arquivo com os padrões aceitos no módulo Gerenciador de arquivos do Expresso, que está disponível a todos os servidores. Dessa forma, só podem ser aprovados materiais que estiverem na lista e de acordo com os parâmetros nela estabelecidos.

Art. 3 – Estão contemplados nesta normativa, materiais referentes a:
- programas e projetos de extensão;
- semanas acadêmicas;
- projetos dos grupos de pesquisas;
- programas da Pró-Reitoria de Graduação;
- seminários, palestras, oficinas, promovidos pelos cursos de graduação, grupos de pós-graduação, pesquisa, extensão;
- Pró-reitorias;
- Direções dos campi.

Art. 4 – Quaisquer dúvidas podem ser remetidas à Diretoria de Comunicação para esclarecimentos.