INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 12/PROPLAN/UFFS/2017 (RETIFICADA, ALTERADA, REVOGADA)

O Pró-Reitor de Planejamento da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) no uso de suas atribuições legais;

a) considerando a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

b) considerando a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso às informações e o Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que a regulamenta;

c) considerando a Portaria nº 660/GR/UFFS/2012, de 19 de junho de 2012;

d) considerando a Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016, de 15 de junho de 2016, que estabelece a política de gestão de documentos arquivísticos da Universidade Federal da Fronteira Sul;

e) considerando a Instrução Normativa nº 8/PROPLAN/UFFS/2016, de 14 de julho de 2016, que dispõe sobre os procedimentos de gerenciamento de documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos - SGPD, da UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL (UFFS); (Retificada pela Instrução Normativa nº 20/PROPLAN/UFFS/2020)

RESOLVE:

 

Art. 1º  Estabelecer os procedimentos para o recolhimento de documentos das unidades administrativas da Reitoria para o Arquivo Permanente da Reitoria da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS).

 

Art. 2º  Serão recolhidos ao Arquivo Permanente, os documentos que cumpriram os prazos previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS, disponibilizada no ANEXO II da Resolução nº 8/CONSUNI/UFFS/2011, de 11 de abril de 2011.

 

Art. 3º  Cabe às unidades administrativas da UFFS solicitar oficialmente ao Arquivo Permanente o recolhimento de documentos, solicitando aprovação e prévia orientação técnica;

§ 1º  O recolhimento de documentos ao Arquivo Permanente será realizado mediante confirmação da disponibilidade de espaço físico para acondicionamento da documentação.

§ 2º  O recolhimento de documentos tomará como base a destinação prevista na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS, sendo recolhidos os conjuntos documentais cuja destinação seja a guarda permanente.

§ 3º  Documentos que estejam no Arquivo Intermediário da Reitoria e que cumprirem os prazos prescricionais constantes na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS serão recolhidos ao Arquivo Permanente da Reitoria.

 

Art. 4º  As unidades administrativas devem providenciar o recolhimento da documentação, registrando esse procedimento através da Relação de recolhimento de documentos permanentes, a ser encaminhada junto com o acervo.

§ 1º  Constatando-se divergências entre as informações registradas na Relação de recolhimento de documentos permanentes com a documentação recolhida, a unidade detentora do acervo será comunicada oficialmente a fim de sanar as inconsistências.

§ 2º  As unidades administrativas devem enviar junto com o acervo recolhido, quaisquer instrumentos de recuperação da informação já elaborados que possibilitem o acesso às informações contidas na documentação.

§ 3º  O recolhimento da documentação deverá ser precedido pela triagem e higienização dos documentos, descarte de bilhetes ou post-it, rascunhos, minutas e cópias, que não justifiquem a sua guarda e manutenção no Arquivo Permanente da Reitoria.

 

Art. 5º  Os documentos a serem recolhidos deverão estar organizados de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS ( ANEXO I da Resolução nº 8/CONSUNI/UFFS/2011), ordenados (cronológica, numérica ou alfabeticamente) e acondicionados em caixas-arquivo, numeradas em ordem sequencial.

§ 1º  Deverá ser respeitada a capacidade de acondicionamento da caixa-arquivo, de modo a não prejudicar o manuseio e integridade física dos documentos.

§ 2º  O Arquivo Permanente não receberá documentação em pastas tipo A-Z ou outro invólucro de acondicionamento que deixe os documentos expostos durante o transporte e recebimento. As unidades administrativas deverão acondicionar a documentação em caixas-arquivo antes de encaminhar ao Arquivo Permanente.

§ 3º  As caixas-arquivo deverão ser obrigatoriamente identificadas com o modelo de etiqueta fixada na sua face frontal, contendo as seguintes informações:

I -  Nome da Pró-Reitoria, Diretoria, Departamento, Divisão ou setor responsável pela documentação;

II -  Classes correspondentes aos documentos acondicionados na caixa-arquivo de acordo com o Código de Classificação de Documentos da UFFS (exemplo: 000, 010, 020, 030, 040, etc.);

III -  Período de produção da documentação acondicionada em cada caixa-arquivo (exemplo: 2010 a 2015);

§ 4º  As unidades administrativas devem providenciar o recolhimento da documentação, registrando esse procedimento através do Modelo de memorando para recolhimento de documentos ao Arquivo Permanente (disponível na página do DGDOC), a ser enviado fisicamente e via SGPD para o Serviço de Arquivo Permanente (SEAP), acompanhado da Relação de recolhimento de documentos ao Arquivo Permanente (Disponível na página do DGDOC).

§ 5º  Os processos administrativos e documentos avulsos analógicos que forem recolhidos para guarda no Arquivo Permanente deverão ser enviados fisicamente, e via SGPD para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Permanente (SEAP).

§ 6º  Constatando-se divergências entre as informações registradas no memorando de encaminhamento da documentação e/ou na Relação de recolhimento de documentos, de acordo com a documentação efetivamente recolhida, a unidade administrativa detentora do acervo será comunicada oficialmente a fim de sanar as inconsistências.

§ 7º  As unidades administrativas responsáveis pela documentação a ser recolhida ao Arquivo Permanente devem providenciar o transporte e/ou carregamento da documentação, comunicando ao Serviço de Arquivo Permanente (SEAP), o dia e o horário da entrega das caixas.

 

Art. 6º  O recolhimento de documentos para o Arquivo Permanente ocorrerá mediante o cumprimento dos procedimentos descritos neste instrumento, a disponibilidade de espaço físico, a complementação de fundos documentais já custodiados e a demanda de pesquisa.

 

Art. 7º  Os acervos recolhidos para guarda no Arquivo Permanente deverão ser selecionados periodicamente pelas unidades administrativas, sob orientação técnica do Serviço de Arquivo Permanente.

 

Art. 8º  É de responsabilidade da unidade administrativa que enviar a documentação para recolhimento, comunicar o Arquivo Permanente, da existência de documentos e/ou processos administrativos sigilosos de caráter reservado, ou que contenham informações que afetem a intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, e não possam ser de acesso público.

Parágrafo único. Os documentos sigilosos de caráter reservado, ou que contenham informações que afetem a intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas serão transferidos ao Arquivo Permanente, mediante confirmação de existência de estrutura adequada para guarda e acondicionamento dessa documentação.

 

Art. 9º  Após o ingresso no Arquivo Permanente, os documentos não serão mais tramitados e/ou emprestados e retirados do arquivo, servindo apenas para consulta no local de guarda do acervo mediante identificação e regras para a consulta.

§ 1º  Documentos recolhidos equivocadamente ao Arquivo Permanente não serão devolvidos à unidade responsável pelo encaminhamento da documentação, e passarão a integrar o acervo permanente.

§ 2º  Documentos permanentes não receberão acréscimos de documentos ou informações, não terão subtração de documentos ou informações, e tampouco alterações nos seus conteúdos.

 

Art. 10.  Os casos omissos referente ao recolhimento de documentos ao Arquivo Permanente deverão ser encaminhados à chefia do Arquivo Permanente que analisará a situação ou encaminhará as instâncias superiores para apreciação e/ou aprovação da demanda.

 

Art. 11.  Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.