O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina no artigo 18 que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal seja constituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.
Dessa forma, na Universidade Federal da Fronteira Sul foi criada através da Portaria nº 804/GR/UFFS/2017, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS, que foi substituída pela Portaria nº 1506/GR/UFFS/2021, sendo designados pela Portaria nº 3579/GR/UFFS/2024 os membros para compor a referida comissão, e pela Portaria nº 1505/GR/UFFS/2021 são normatizados os procedimentos internos para a destinação de documentos arquivísticos para eliminação no âmbito da UFFS.
Esta comissão compõe-se de um grupo multidisciplinar, formado por membros permanentes: arquivistas, historiadores, representantes jurídicos, secretários e membros variáveis (representantes dos setores em que a documentação será avaliada), o qual possui a responsabilidade de definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da instituição, visando a identificação daqueles destinados à guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Como funciona o processo para eliminação de documentos?
A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução nº 40/CONARQ/2014 e Resolução nº 44/CONARQ/2020.
Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos que, após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar.
A autorização para a eliminação de documentos digitais e não digitais de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dar-se-á mediante aprovação do código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD de cada órgão ou entidade e aprovados pela instituição arquivística pública, em sua esfera de competência.
A eliminação de documentos fica condicionada à análise, avaliação e seleção pela CPAD dos arquivos produzidos e acumulados pelo órgão ou entidade no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação daqueles destituídos de valor, de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos e à aprovação do titular do órgão ou entidade produtor ou acumulador do arquivo.
Após obter a autorização, os órgãos e entidades deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.
A CPAD esclarece que a eliminação de documentos públicos sem critérios é crime:
- punível com reclusão de dois a seis anos e multa, conforme dispõe o artigo 305 do Código Penal Brasileiro (Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940);
- ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991);
- com pena de reclusão de um a três anos e multa, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar bem, arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial (Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998).
Assim, a eliminação de documentos públicos produzidos ou recebidos pela UFFS no desempenho de suas atividades, e com respaldo na legislação arquivística vigente ocorrerá somente depois de:
- Concluído o processo de avaliação conduzido pela CPAD;
- Cumpridos os procedimentos para eliminação normatizados pelo Conselho Nacional de Arquivos (conforme Resolução nº 40 do CONARQ,de 09/12/2014, e Portaria nº 1505/GR/UFFS/2021); e
- Autorizada a eliminação pela instituição arquivística pública na sua esfera de competência — no caso da UFFS, o Arquivo Nacional (conforme Lei nº 8.159, de 08/01/1991, art. 9º, e Resolução nº 40 do CONARQ, de 09/12/2014 e resolução nº 44/CONARQ, de 20/09/2020).
Fotografias do procedimento de eliminação e destinação dos documentos arquivísticos, conforme dispõe os artigos 13 e 14 da Portaria nº 1505/GR/UFFS/2021, podem ser conferidas na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS.
As solicitações de destinação de documentos para eliminação serão atendidas conforme as instruções disponibilizadas no item 5 da seção “Assessoria Técnica” da página do Departamento de Gestão Documental.
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD
Presidente: Cinara Reis Flores - Arquivista
cpad@uffs.edu.br
(49)2049-3194
Voip #3194
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