O Decreto n.º 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina, no seu artigo 18, que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal seja constituída uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.
A CPAD é um grupo multidisciplinar integrado por membros permanentes: arquivistas, historiadores, representantes jurídicos, secretários; e membros variáveis (representantes dos setores em que a documentação será avaliada). Ela possui a responsabilidade de definir, orientar e realizar o processo de análise dos documentos arquivísticos produzidos e acumulados no âmbito da instituição, visando a identificação daqueles destinados à eliminação, ou à guarda permanente, caso possuam valores históricos, informativos ou probatórios.
Na Universidade Federal da Fronteira Sul, a CPAD foi criada por meio da Portaria n.° 1506/GR/UFFS/2021, cujos membros foram designados pela Portaria n.º 3786/GR/UFFS/2024. E por meio da Portaria n.º 1505/GR/UFFS/2021 são normatizados os procedimentos internos para a destinação de documentos arquivísticos.
Como funciona o processo para eliminação de documentos?
A eliminação de documentos, digitais ou não digitais, no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, ocorrerá após concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução n.º 40/CONARQ/2014 e Resolução n.º 44/CONARQ/2020.
A autorização para a eliminação de documentos, digitais e não digitais, de que trata o art. 9º da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dar-se-á mediante aprovação do código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos de cada órgão ou entidade, aprovados pela instituição arquivística pública, em sua esfera de competência.
O registro dos documentos a serem eliminados deverá ocorrer por meio da elaboração de Listagens de Eliminação de Documentos, aprovadas pela CPAD, e submetidas para apreciação do titular do órgão ou entidade produtor, ou acumulador dos documentos.
Após obter a autorização, os órgãos e entidades deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial, para conferir publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.
A CPAD esclarece que a eliminação de documentos públicos sem critérios é crime:
- Punível com reclusão de dois a seis anos e multa, conforme dispõe o artigo 305 do Código Penal Brasileiro (Decreto-Lei n.º 2.848, de 7 de dezembro de 1940);
- Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente, ou considerado como de interesse público e social (Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991);
- Pena de reclusão de um a três anos e multa, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar bem, arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial (Lei n.º 9.605, de 12 de fevereiro de 1998).
Assim, a eliminação de documentos públicos produzidos ou recebidos pela UFFS no desempenho de suas atividades, e com respaldo na legislação arquivística vigente, ocorrerá somente depois de:
- Concluído o processo de avaliação conduzido pela CPAD;
- Cumpridos os procedimentos para eliminação normatizados pelo Conselho Nacional de Arquivos (conforme Resolução n.º 40 do CONARQ, de 09/12/2014, e Portaria n.º 1505/GR/UFFS/2021);
Fotografias do procedimento de eliminação e destinação dos documentos arquivísticos, conforme dispõe os artigos 13 e 14 da Portaria n.º 1505/GR/UFFS/2021, podem ser conferidas na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS.
As solicitações de destinação de documentos para eliminação serão atendidas conforme as instruções disponibilizadas no item 5 da seção “Assessoria Técnica” da página do Departamento de Gestão Documental.
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD
Presidente (substituto) : Eliseu dos Santos Lima - Arquivista
cpad@uffs.edu.br
(49)2049-3194
Voip #3194
Bloco da Biblioteca do Campus Chapecó, 2º piso, sala 211
Horário de atendimento: de segunda a sexta-feira; 8h às 12h; 13h às 17h
