O encaminhamento, para arquivamento, de documentos analógicos/não-digitais que foram digitalizados para tramitar no Sistema Eletrônico de Informações - SEI ou no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, deve ser solicitado quando a unidade administrativa ou acadêmica da Reitoria ou Campus Chapecó possuir, no mínimo, uma caixa arquivo preenchida com documentos originais/analógicos (em suporte papel).
Lembramos que os documentos originais que forem digitalizados para tramitação no SEI, devem ser arquivados em caixa arquivo distinta das que acondicionam os documentos digitalizados para o SIPAC - Módulo Protocolo: Mesa Virtual.
A solicitação de encaminhamento deve ser formalizada na Relação de Transferência de Documentos Digitalizados, disponibilizada como modelo na opção "Cadastrar Documento" no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, e deve ser encaminhada para o Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI (Assunto - 061.522 Transferência), sendo que as caixas com a documentação devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 211 - segundo andar do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.
Para o encaminhamento das caixas até o SEAI/DGDOC, além dos procedimentos acima, orientamos que:
- as caixas sejam lacradas com fita adesiva para não se abrirem durante o transporte;
- as caixas sejam identificadas para serem entregues no DGDOC (sala 211 - Segundo andar - Prédio Biblioteca);
- unidades da Reitoria devem solicitar o transporte das caixas pelos terceirizados, pelo formulário para solicitar agendamento, seguindo as orientações do fluxo que estão publicadas no Portal de Serviços [Gestão Patrimonial] conforme link abaixo: https://servicos.uffs.edu.br/tutoriais/servicos-terceirizados-da-reitoria
- as Unidades vinculadas ao Campus Chapecó devem solicitar o transporte das caixas junto à Assessoria de Logística e Suprimentos - ASSLOS-CH;
- seja comunicado ao SEAI pelo e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br, o dia que as caixas serão entregues nas Sala 211. Mais informações podem ser obtidas nesse endereço de e-mail ou pelo telefone (49) 2049-3196.
5. SOLICITAÇÃO DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS PARA ELIMINAÇÃO
Os setores que possuem documentos com prazos de guarda expirados de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS, devem preencher o modelo de Listagem de Eliminação de Documentos, disponível para download no Portal de Serviços da UFFS, conforme as Instruções de preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos, e encaminhá-la via mensagem de correio eletrônico à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) para revisão e adequação para apreciação em reunião da Comissão.
Além do envio do arquivo editável da Listagem de Eliminação, quando autorizada, de acordo com os procedimentos previstos na Portaria nº 1505/GR/UFFS/2021, as unidades devem realizar o encaminhamento das caixas para o Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, através do preenchimento da Relação de Transferência de Documentos ao Arquivo, disponibilizada como modelo na opção "Cadastrar Documento" no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC.
Orientações para o preenchimento da Relação de Transferência constam no Manual Procedimentos para transferência de documentos para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó por meio do Módulo Protocolo: Mesa Virtual, disponível para consulta no Portal de Serviços da UFFS.
A relação dos documentos, no SIPAC: Mesa Virtual, deve ser enviada para o Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, e as caixas com a documentação devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 211 - segundo andar do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.
Observação: orientações ou auxílio para o preenchimento das listagens de eliminação de documentos podem ser obtidas através do e-mail: cpad@uffs.edu.br.
6. SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE TIPO DE DOCUMENTO E TIPO DE PROCESSO NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS
As solicitações de criação de nomes de tipos de documentos e tipos de processos a constarem no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, à exceção dos formulários FXXX que são administrados pelo EPROCESSOS, são gerenciadas pelo DGDOC, devendo ser formalizadas por mensagem de correio eletrônico.
Para requisitar a criação de um novo tipo de documento ou tipo de processo na listagem disponível para cadastro de documentos ou processos no sistema, encaminhe a solicitação para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br. Assim que o novo tipo de documento ou tipo de processo tiver sido criado, retornaremos a mensagem do solicitante, informando que o mesmo está disponível para utilização.
Os tipos de documentos disponíveis até o momento para utilização no Módulo Protocolo: Mesa Virtual podem ser conferidos na Lista de tipos de documentos e os tipos de processos disponíveis podem ser conferidos na Lista de tipos de processos do Módulo Protocolo: Mesa Virtual, disponíveis para consulta no Portal de Serviços da UFFS.
7. SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE DADOS DE CADASTRO DE PROCESSOS NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS
A alteração de dados de cadastro em processos administrativos do Mesa Virtual, pode ser realizada pelos próprios servidores das unidades, desde que estejam na unidade do servidor que for realizar a operação. Para isso, seguir as etapas do Tutorial para alterar dados de processos administrativos no Módulo Protocolo: Mesa Virtual, disponível para consulta no Portal de Serviços da UFFS.
Os dados identificadores dos processos possíveis de serem alterados/adequados, caso tenham sido preenchidos equivocadamente ou deixados de serem preenchidos são: Tipo de Processo, Assunto do Processo, Assunto Detalhado, Observação e Interessado.
As solicitações de alteração de dados de cadastro de processos administrativos que já tramitaram no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, ou que não se enquadrem na situação acima, ocorrem através da formalização da solicitação por mensagem de correio eletrônico.
Para requisitar a alteração ou preenchimento desses dados, encaminhe a solicitação para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br.
8. SOLICITAÇÃO DE ORIENTAÇÃO NA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS
O preenchimento do campo "Classificação Conarq", deve seguir os descritores do Código de Classificação de Documentos da UFFS. Em caso de necessidade de orientação na identificação do código adequado para o assunto do documento que está sendo cadastrado, encaminhe mensagem para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br.
Adicionalmente à utilização do Código de Classificação de Documentos da UFFS, recomendamos a consulta aos demais instrumentos que subsidiam o uso do Código de Classificação de Documentos, disponíveis na seção [Gestão de Documentos] - Classificação e Destinação no Portal de Serviços da UFFS.
9. EMPRÉSTIMO E CONSULTA DE DOCUMENTOS ACONDICIONADOS NO ARQUIVO DA REITORIA E CAMPUS CHAPECÓ
O empréstimo e a consulta de documentos acondicionados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó (Sala 202 - Prédio da Biblioteca) ocorre em observância à Instrução Normativa nº 11/SETI/UFFS/2020, e devem ser solicitas pelos endereços: arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br.
Solicitações de documentos ou processos que foram produzidos até 31/12/2019, e que não tenham sido enviados pelo SGPD para arquivamento no DGDOC, o setor que solicitar o empréstimo deve providenciar o envio do documento/processo para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, para que o encaminhamento seja realizado fisicamente (pelo malote) e eletronicamente (pelo SGPD). Mais orientações podem ser obtidas através de contato pelo endereço: arquivointermediario@uffs.edu.br ou pelo telefone (49) 2049-3196.
A consulta presencial de documentos acondicionados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, pode ser agendada nos endereços de correio eletrônico: arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br.
O solicitante/pesquisador será atendido nas salas 211 ou 210, no segundo andar do prédio da Biblioteca no Campus Chapecó, mediante agendamento prévio.
